TERMES DE RÉFÉRENCE (TDR)

Revue des procédures administratives et financières

1. INTRODUCTION

À propos de SSA

Sustainable Solutions for Africa (SSA) est une organisation de droit togolais, à but non lucratif, officiellement enregistrée auprès du Ministère de l'Administration Territoriale, de la Décentralisation et du Développement des Territoires (MATDDT).

• Récépissé d'autorisation : N° 1151/MATDDT-SGDLPAP-DOCA (02 décembre 2021)
• Publication : Journal Officiel de la République Togolaise (16 décembre 2021)

Mission de SSA

Fondée dans le but de contribuer à la recherche de solutions techniques, technologiques et financières visant à soutenir les initiatives des pays africains dans leur lutte contre le changement climatique, SSA occupe actuellement une position stratégique en tant qu'entité technique et agence d'exécution au service de l'Initiative de l'Adaptation en Afrique (IAA).

Cette initiative, mise sur pied par l'Union Africaine en 2015 lors de la vingtième session de la Conférence des Parties à la Convention-Cadre des Nations Unies sur les Changements Climatiques (CCNUCC - Conférence de Paris), vise à accélérer l'action en matière d'adaptation au changement climatique sur le continent.

Partenariats stratégiques

Au Togo, SSA collabore étroitement avec :

• Le Ministère de l'Environnement et des Ressources Forestières (MERF)
• Togo Invest
• Le Conseil National du Patronat
• Le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD)
• Le Fonds des Nations Unies pour l'Agriculture (FAO)

Impact continental : SSA a apporté son assistance à plus de 30 pays en Afrique dans le cadre de ses responsabilités de soutien à l'Initiative de l'Adaptation en Afrique (IAA).

2. OBJECTIF GÉNÉRAL DE LA MISSION

Le cabinet retenu sera chargé de réaliser une revue critique des procédures administratives et financières de SSA, afin de renforcer l'efficacité des systèmes en place et d'outiller SSA pour répondre aux exigences de ses partenaires et de ses bailleurs.

3. OBJECTIFS SPÉCIFIQUES

Le cabinet devra :

1. Répertorier les procédures administratives et financières existantes (validées ou en attente d'approbation)
2. Identifier les procédures manquantes ou à améliorer pour garantir un fonctionnement optimal
3. Proposer des procédures et outils adaptés au contexte de SSA, en conformité avec les standards du secteur

4. DÉROULEMENT DE LA MISSION

Le cabinet devra :

• Réaliser un diagnostic précis des documents existants (procédures, guides, chartes, etc.)
• Identifier les éventuelles lacunes ou incohérences dans le dispositif administratif et financier
• Proposer des recommandations concrètes pour améliorer l'ensemble des procédures
• Appuyer SSA dans la rédaction ou la mise à jour des documents nécessaires
• Une attention particulière sera portée sur les outils administratifs et informatiques utilisés.

5. RÉSULTATS ATTENDUS

La mission devra atteindre les résultats suivants :

État des lieux de l'organisation

• Un rapport de diagnostic sur les textes, politiques, procédures déjà disponibles à SSA
• Analyse des insuffisances et des manquements éventuels de politiques (textes et procédures) et systèmes informatiques indispensables à SSA en tant qu'ONG de développement
• Propositions adaptées aux besoins de SSA dans la perspective de son évolution au regard de la situation actuelle
• Accompagnement de l'organisation dans l'élaboration et la mise à jour de ses politiques

6. MÉTHODOLOGIE DE TRAVAIL

Support organisationnel

• SSA désignera un référent pour faciliter la mission
• Mise à disposition des documents déjà disponibles
• Fourniture d'un local de travail pour l'équipe

Supervision

La mission sera menée sous l'autorité de la Présidente Directrice Générale.

Phases de la mission

Phase 1 : Diagnostic

Diagnostic des politiques, procédures internes, aboutissant à un rapport d'état des lieux.

Phase 2 : Propositions

Propositions d'améliorations et d'élaboration de nouvelles politiques/procédures, aboutissant à un rapport provisoire, suivi d'un rapport définitif après retour de SSA.

7. DURÉE ET RÉMUNÉRATION

• Durée : 2 mois (ajustable d'accord parties si nécessaire)
• Rémunération : Forfaitaire, fera l'objet d'une offre validée avant le démarrage

8. RAPPORTS À FOURNIR

 Rapport préliminaire

• Délai : Une semaine après le début de la mission
• Volume : 5 à 8 pages
• Contenu : Méthodologie et premières observations

 Rapport à mi-parcours

• Volume : 10 à 15 pages
• Contenu : État des politiques en place et nouvelles politiques proposées

Rapport final

• Contenu : Ensemble complet des politiques de l'organisation révisées et proposées
• Langues : Français (version principale) + Anglais (copie des politiques)
• Format : Version électronique sous format Word + annexes

9. PROFIL RECHERCHÉ

Critères du cabinet

• Expérience minimale : 3 ans
• Équipe complète avec qualifications requises
• Documents administratifs justifiant l'existence et la régularité fiscale
• Références : Minimum 2 preuves de missions similaires pour une organisation internationale ou ONG de développement

Profil du chef de mission

Formation

• Diplôme minimum : Master en gestion, en droit ou équivalent

Compétences techniques

• Très bonne connaissance de la législation nationale et internationale encadrant les ONG de développement
• Maîtrise parfaite du français et de l'anglais

Expérience requise

• Minimum 10 ans d'expérience dans le secteur du développement et la gestion administrative et financière
• Expérience consolidée au niveau international
• Expérience prouvée en élaboration, revue et mise à jour de procédures internes

Personnel complémentaire

Le cabinet pourra s'appuyer, si nécessaire, sur :

• Un(e) assistant(e) administratif(ve)
• Un expert IT

10. MODALITÉS DE SOUMISSION

Contact

E-mail : contact@ssa.tg

 Date limite: 20 août 2025 à 23h59

Sustainable Solutions for Africa - Solutions durables pour un avenir climatique résilient