Agence Togo Digital recrute : ASSISTANT(E) DE DIRECTION
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OFFRE D'EMPLOI – ASSISTANT(E) DE DIRECTION
Agence Togo Digital
Informations générales
Information | Détail |
|---|---|
Département | Direction générale / Direction technique |
Lieu de travail | Lomé, Togo |
Rattachement hiérarchique | Direction générale et Direction Technique |
Nombre de postes | 2 |
Mission principale
L'Assistant de Direction a pour mission d'assurer le bon fonctionnement administratif de la direction générale de l'Agence Togo Digital.
Il soutiendra les membres de la direction générale dans la gestion de leurs tâches quotidiennes et dans l'organisation des activités internes et externes de l'agence. Il veillera également à la gestion des communications et à la bonne organisation et au suivi des processus administratifs.
Il ou elle exécute sa mission en intégrant les règles de confidentialité et d'archivage des dossiers/documents. Il ou elle veille aussi à la sécurisation des documents qu'il/elle traite.
Responsabilités
1. Support à la gestion administrative
Suivre et gérer les dossiers administratifs (factures, contrats, autres documents officiels)
Assurer la coordination des activités administratives avec les autres départements de l'agence
Préparer les documents nécessaires pour les différentes réunions/comités impliquant la direction générale
S'assurer de la disponibilité des ressources logistiques (salles de réunion, matériel)
Rédiger des comptes rendus et s'assurer du suivi des décisions prises lors des réunions
2. Gestion des communications et de la documentation
Rédiger et mettre en forme des courriers, rapports, notes de service et autres documents administratifs
Assurer la gestion de la correspondance interne et externe de l'agence
Gestion des bases de données et systèmes de gestion documentaire
Numérisation et gestion électronique des documents
Classement et archivage des documents conformément au plan et à la politique d'archivage en vigueur
Normalisation et mise en forme des documents administratifs
Sécurisation et gestion des accès aux documents sensibles
Veille documentaire et mise à jour des fichiers
3. Suivi des tâches et projets
Suivre l'avancement des projets et des tâches assignées à la direction générale
Fournir des mises à jour régulières
Assurer une gestion des priorités et le respect des délais dans les tâches administratives
Compétences requises
Compétence | Description |
|---|---|
Organisationnelles | Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à organiser le travail de manière autonome et à hiérarchiser les priorités |
Communication | Excellentes compétences en communication écrite et orale, attention au détail, sens aigu de la confidentialité |
Outils bureautiques | Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), des outils de gestion administrative, ainsi que des outils d'intelligence artificielle |
Sens du service | Capacité à répondre efficacement aux besoins et demandes de la direction, approche orientée service |
Polyvalence | Capacité à s'adapter aux différents besoins de la direction et à travailler de manière flexible |
Qualifications
Diplôme
Bac+3 en gestion administrative, secrétariat de direction ou tout domaine pertinent
Expérience
Minimum 5 ans d'expérience dans un rôle similaire dans un environnement nécessitant une exécution rapide
Compétences linguistiques
Maîtrise du français (écrit et oral)
La maîtrise de l'anglais serait un atout
Compétences techniques
Maîtrise des outils bureautiques (suite Office)
Maîtrise des systèmes de gestion administrative
Maîtrise des outils d'intelligence artificielle