Recrutement d'un(e) Chargé(e) de la Logistique
Integrate Health (www.integratehealth.org)
Lieu : Kara, Togo
Rôle
Sous le management direct de la Directrice des Opérations et en collaboration avec les autres Départements, le ou la chargé (e) de la logistique aura pour mission d’exécuter la stratégie logistique dans l’achat et l’approvisionnement des matériels, équipements et consommables, conformément à la politique de IH. Il ou elle sera responsable de la
réalisation des inventaires de médicaments et consommables, ainsi que de ceux des immobilisations. Le ou la chargé(e) de la logistique assure le maintien à jour de la base des immobilisations. Il doit gérer de façon efficace et efficiente le parc automobile en accord avec les procédures et politique de IH. Rémunération annuelle 4 150 640 CFA.
Identité Employeur
Santé Intégrée (SI) est une organisation mondiale de santé en pleine expansion qui travaille au service des communautés défavorisées en Afrique de l’Ouest et à New York nous sommes engagés à la réalisation de l’accès universel aux soins quelle que soit la capacité financière des populations que nous servons.
Votre contribution :
Chaine d’approvisionnement de MEG et gestion du parc automobile
En appui à la Direction Clinique, gérer le système d’approvisionnement des MEG et consommables qui viennent
des différents fournisseurs (au Togo et de l’extérieur du pays) :
-Assurer le transport des médicaments et consommables dans les centres de santé soutenus par IH, conformément à la demande de l’équipe Clinique ;
-Organiser la documentation des approvisionnements (bons de commandes, bordereaux de livraison, factures) et effectuer un système d’archivage complet;
-Maintenir la base de consommation et stocks de MEG;
-Gérer les inventaires des stocks en appui à l’équipe Clinique ;
-Coordonner l’importation des MEG, des équipements et consommables médicaux, des dons, etc. en collaboration avec l’Assistant logistique du bureau de SI à Lomé ;
-S’assurer de l’effectivité des formalités d’importations ;
-Superviser depuis Kara le processus de dédouanement et l’archiver toute la documentation ;
-S’impliquer dans toute la dimension de l’appui logistique dans le projet de rétrocession ;
-Contrôler les flux de livraison en respectant les délais imposés ;
-S’assurer que les biens et les produits soient livrés en temps et en conformité aux programmes ;
-Contrôler et faciliter les livraisons des matériels ou produits demandés par les programmes ;
-Documenter toute livraison incomplète ou avariée
Services Généraux :
-Aider à l’organisation administrative et logistique des conférences, ateliers, retraites et autres événements ;
-Veiller à la régularité du paiement des factures d’électricité pour l’ensemble des bureaux SI en collaboration avec le service de la comptabilité ;
-Assister dans l’approvisionnement des fournitures et équipements pour l’organisation en collaboration avec l’Assistant Informatique;
–Assister au réunion de planification avec l’Équipe des Opérations et avec d’autres équipes quand nécessaire.
Achats :
Achat des différentes fournitures selon les besoins définis :
-Collecter les offres/pro-formas si nécessaire ;
-Travailler avec le contrôleur Financier/ Comptable pour les demandes de décaissement ;
-Exécuter dans le respect des procédures l’achat des fournitures/équipements ;
-Organiser la réception des expéditions, le contrôle et la mise au magasin ;
-Vérifier et s’assurer que tous les processus d’approvisionnement et les dépenses sont conformes aux procédures de IH et de ses bailleurs de fonds ;
-Participer au processus d’identification, d’achat et d’importation si nécessaire des voitures et des motos pour IH comme défini dans la stratégie et la politique de IH.
-Aider à la publication des Appel d’Offres pour l’achat de véhicules roulants ;
Maîtriser et réduire les coûts :
-Gérer la base de données des fournisseurs, et la maintenir à jour ;
-Appuyer les équipes programmes à l’élaboration des demandes d’achats en veillant sur les descriptions techniques des matériels demandés.
-Gérer le parc automobile (voitures et motos) de IH : pour assurer une utilisation effective et économique en mettant en place un planning de maintenance approprié et en veillant à l’utilisation des outils de gestion ;
-Développer le programme d’entretien des véhicules et autres véhicules roulants de l’organisation ;
-Assurer l’utilisation efficace des véhicules roulants et proposer le covoiturage de différentes personnes, équipes lorsque les itinéraires et les horaires concordent ;
-Gérer les horaires et le tableau de service des conducteurs en assurant la rotation des équipes de conducteurs.
Établir le chronogramme défini de la maintenance des véhicules et guider les équipes sur la maintenances des motos :
-Collecter des offres/pro-formas auprès des mécaniciens ;
-Établir une maintenance préventive régulière sur la base des indices des fabricants;
-Assurer la liaison avec le contrôleur Financier/ Comptable sur la disponibilité des fonds pour les réparations ;
-Faire la demande de décaissement pour les réparations/maintenance.
-Gérer les cartes de carburants de façon appropriée en tenant à jour les fiches de gestion carburant par
utilisateurs.
-Tenir à jour les fiches de gestion pour chaque voiture.
-Tenir la base des immobilisations à jours et réaliser les inventaires à chaque fin d’année programmatique.
Compétences et qualifications requises
-Avoir au minimum BAC+3 en Logistique Transport/ Transport International ou Transit Douane ou autres diplômes équivalents du domaine ;
-Minimum 4 ans d’Expérience pertinente à un poste similaire ;
-Avoir une expérience dans l’approvisionnement des fournitures et équipement ;
-Avoir une expérience dans la gestion d’un parc automobile ;
-Expérience de travail dans une ONG Internationale ou nationale ou institution reconnue ;
-Excellente aptitude en relations interpersonnelles et en communication pour développer de solides relations de travail ;
-Bonne capacité d’organisation et d’analyse ; aptitude à travailler avec efficacité, rigueur et avoir l’esprit d’équipe ;
-Aptitude à travailler en équipe et à collaborer avec les autorités, les partenaires techniques et les communautés;
–Avoir une bonne maitrise de l’outil informatique : Maîtrise du pack Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et des plateformes collaboratives telle que One Drive ou Google Drive, etc… ;
–Avoir une bonne capacité rédactionnelle en français (obligatoire) et une connaissance de base en anglais ;
–Capacité à travailler dans un environnement multiculturel ;
–Avoir une bonne capacité de reporting et de bonnes qualités communicationnelles et relationnelles ;
–Être titulaire d’un permis de conduire, catégorie B.
Compétences et qualités requise
Vous nous impressionnerez par ces compétences essentielles à savoir :
Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace.
Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et
partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant
les commentaires.
Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux d’IH. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de IH, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
Pour postuler
Le dossier de candidature comprend les pièces suivantes :
–Une lettre de motivation à l’attention du Directeur Pays de Integrate Health ;
–Un curriculum vitae détaillé ;
–Une copie des attestations de diplômes et de certificats obtenus ;
–Une copie d’acte de naissance ;
–Une copie d’une pièce d’identité ;
–Une copie des attestations ou certificats du travail.
Date limite de dépôt des candidatures :
Le dossier de candidature doit être envoyé par courriel, à l’adresse ci–dessous, avec mention en objet : « Recrutement Chargé (e) de la Logistique Kara» recrutement–si–togo@santeintegree.org
Au plus tard le 30 avril 2023 à 16 heures GMT.
Déclaration sur l’égalité des chances en matière d’emploi
Chez Integrate Health, nous sommes un employeur soucieux de l’égalité des chances et nous valorisons la diversité.
Nous ne faisons aucune discrimination fondée sur la race, la religion, la couleur, l’origine nationale, le sexe, l’orientation sexuelle, l’âge, l’état civil, le statut d’ancien combattant ou le handicap.
NB :
Integrate Health se réserve le droit de demander les copies légalisées des diplômes et attestations ou certificats de travail, le casier judiciaire du/de la candidat (e) retenu(e);
Les dossiers de candidature incomplets ou non conformes au profil recherché ne seront pas examinés ;
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.