Recrutement : Assistante Administrative (H/F)

Recrutement : Assistante Administrative (H/F)

Poste : UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) (H/F)

Rattachement hiérarchique : Responsable Programme

Rattachement fonctionnel : Responsable Administratif et Financier (RAF)

Secteur d’activité : Administration – Communication – Commercialisation – Formation – Agroécologie

Localisation : Tchébébé – préfecture de Sotouboua

Contexte :

Entrepreneurs du Monde agit au Togo depuis 2011 à travers ses trois programmes : Assilassimé Solidarité (institution de microfinance sociale), Mivo Energie (ONG œuvrant pour l’accès à l’énergie) et Miawodo (association d’appui à l’entrepreneuriat et à l’insertion professionnelle). Depuis 2018, Entrepreneurs du Monde a souhaité s’impliquer davantage sur les enjeux agricoles et a développé un 4ème métier, l’agro-entrepreneuriat et le renforcement des filières agricoles. Entrepreneurs du Monde a lancé pour cela un premier programme au Sénégal visant à améliorer les capacités à financer, conserver et commercialiser les produits des petits producteurs et lutter contre l’insécurité alimentaire et le changement climatique. Pour en savoir plus : www.entrepreneursdumonde.org

L’adoption des techniques agroécologiques par les petits producteurs et productrices d’Afrique de l’Ouest est un impératif dans le contexte du changement climatique. Mais ces techniques supposent un apprentissage long, basé sur la pratique et l’expérimentation. Le projet propose de créer 2 centres de ressources en Agroécologie, au Sénégal et au Togo, 2 zones éco-géographiques différentes et complémentaires à l’échelle sous-régionale, dotées de modèles économiques viables, capables de porter cet enjeu de formation auprès d’un maximum de petit(e)s producteurs et productrices. L’approche adoptée est de mettre en œuvre des formations modulaires pratiques et utiles pour les populations agricoles de la zone. Ces structures ont aussi comme mission de sélectionner, tester et diffuser les innovations dans le domaine agricole et de travailler au renforcement de la position des petits producteurs et productrices au sein de chaines de valeur sélectionnées, depuis la production jusqu’à la commercialisation, en passant par le stockage et la transformation. Enfin, elles pourront jouer un rôle de courroie de transmission entre les résultats de la recherche agronomique et les organisations de producteurs.

Afin d’assurer le bon fonctionnement de ce projet, le poste d’Assistant.e administratif(ve) a été initié ; il vise à assurer la fluidité du fonctionnement de l’administration et l’opérationnalisation des actions du Programme EKOFODA.

Mission :

Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable Programme, l’Assistant.e administratif(ve) appuiera le pôle Administratif, financier et comptable dans ses différentes tâches. Ses missions principales seront donc :

– de produire les documents de communication interne (comptes-rendus, rapports…) des différents temps d’échange ou réunions de l’équipe EKOFODA ;

– d’appuyer le pôle administratif, financier et comptable dans l’élaboration de documents et pièces justificatives ;

– d’assurer une partie de la logistique du programme.

Les missions de l’Assistant.e administratif(ve) se déclinent comme suit :

Administration, comptabilité, finance et ressource humaine

• Préparer les réunions de travail et d’opérationnalisation des actions du Programme ;
• Appuyer la rédaction de documents administratifs (Comptes-rendus, rapports, notes de service) ;
• Organiser les plannings pour les visites de terrain, les missions et les évènements ;
• Appuyer la négociation des devis/cotations/commandes relatifs aux achats ;
• Assurer les relations avec les fournisseurs et prestataires du Programme ;
• Renforcer les activités du secrétariat de Ekofoda ;
• Assurer le suivi de la maintenance des meubles et des équipements électroniques en lien avec le/la RAF ;
• Préparer les budget-mission ou de voyage, les procès-verbaux des réunions et les notes de services ;
• Veiller au respect des procédures et règles de fonctionnement administratif et comptable définies ;
• Appuyer la réalisation des audits externes et internes ;
• Appuyer l’exécution du processus d’archivage de l’ensemble des ressources documentaires du programme ;
• Appuyer le/la RAF et le Responsable Programme sur le processus de recrutement et d’intégration d’une nouvelle ressource humaine ;
• Renforcer avec le/la RAF et le Responsable Programme la gestion des ressources humaines du Programme.

Caisse

• Tenir le journal de la caisse ;
• Assurer l’archivage et la gestion des documents de caisse ;
• Garantir la sécurité de la caisse et la confidentialité des informations ;

Logistique

• Superviser le respect des procédures d’achat en lien avec le/la Responsable Administratif et Financier ;
• Mettre en place des tableaux de reporting internes et en assurer le suivi ;
• Participer à l’élaboration d’outils de gestion des équipements du Programme ;
• Cogérer les plannings d’utilisation des engins et des bons d’essence, ainsi que de tout autre matériel de la structure ;

Tâches transversales

• Participer à l’élaboration de documents stratégiques du Programme ;
• Appuyer le responsable Programme dans l’organisation de son planning de travail ;
• Participer aux réunions et y partager des informations utiles au programme et aux équipes ;
• Participer à l’élaboration d’autres outils nécessaires à la mise en œuvre des activités du programme ;
• Contribuer à l’élaboration et à la diffusion des outils de communication ;
• Être motrice et pilote dans la diffusion du plan de communication du programme ;
• Participer à l’organisation d’ateliers, rencontres et autres évènements organisés par le Programme ;
• Répondre aux sollicitations de ses responsables hiérarchiques à la demande.

CONNAISSANCES / COMPETENCES

• Sens du contact, du relationnel et de la communication ;
• Réactivité par rapport aux demandes ;
• Force de proposition, dynamisme, forte autonomie ;
• Intérêt pour l’accompagnement des jeunes vulnérables et sensibilité à la protection de l’environnement ;
• Intégrité, fiabilité et rigueur ;
• Professionnalisme ;
• Capacité à travailler en équipe et sous pression.

QUALIFICATIONS

• Bac+3 minimum
• 3 ans d’expérience minimum à un poste similaire serait un atout
• Parfaite maîtrise de l’outil informatique (Word et Excel en particulier)
• Maitrise du français (autres langues locales seraient un atout)
• Maitrise d’un ou plusieurs logiciels comptables
• Maitrise des procédures RH, Administrative, Financière, Comptable…
• Maitrise des différentes institutions : OTR, CNSS, banques…

CONDITIONS

• Statut : Contrat de droit local à durée déterminée (CDD) pouvant évoluer vers un CDI
• Date de début souhaité : 01 avril 2024
• Poste basé à Tchébébé (ou environs proches) – région Centrale – Togo
• Salaire : selon grille salariale
• Documents attendus : CV et Lettre de motivation

COMMENT POSTULER

Le/la candidat.e enverra 2 fichiers informatiques à savoir :

• Une lettre de motivation nommée « LM – Nom de la/du candidat.e » et précisant la prétention salariale
• Un CV nommé « CV – Nom de la/du candidat.e ».

Les fichiers seront acceptés en version Word ou en version PDF (pas de format jpg, png etc…). Merci de ne pas joindre vos attestations de diplôme et autres justificatifs d’identité ou d’expérience. Les dossiers ne respectant pas les conditions ci-dessus seront rejetés.

Les réponses sont attendues sur l’adresse mail ekofoda@entrepreneursdumonde.org avant le 21 février 2024 sous référence « AAD_Ekofoda ». Passée cette date, les candidatures seront rejetées.

Dans son approche d’intégration du Genre, Entrepreneurs du Monde encourage fortement les candidatures féminines.