APPEL À MANIFESTATION D’INTÉRÊT POUR L’ACQUISITION DU LOGICIEL TOM2PRO

APPEL À MANIFESTATION D’INTÉRÊT POUR L’ACQUISITION DU LOGICIEL TOM2PRO

 

 

TERMES DE RÉFÉRENCE

APPEL À MANIFESTATION D’INTÉRÊT POUR L’ACQUISITION DU LOGICIEL TOM2PRO

 

I. CONTEXTE

L’Alliance pour le Contrôle du Tabac en Afrique (ACTA) est un réseau panafricain à but non lucratif, d’organisations de la société civile (OSC) et sans affiliation politique dont la vision est de promouvoir la santé en construisant une Afrique sans tabac.
Elle assure la coordination des efforts de ses membres pour promouvoir l’adoption ainsi que la mise en œuvre de politiques, d’activités et d’instruments juridiques nationaux, régionaux et internationaux pour la lutte antitabac en Afrique.

Actuellement, l’ACTA met en œuvre :

– Un projet visant à consolider l’intervention de l’ACTA en tant que principal réseau d’Organisation de la Société Civile (OSC) pour réduire l’impact sanitaire et socio- économique de l’épidémie de tabagisme en Afrique;
– Un projet visant à renforcer l’alliance pour une accélération de la mise en œuvre de la Convention Cadre de l’OMS pour la lutte antitabac en Afrique;
– D’autres projets de courte durée.

Dans le souci de réussir dans la mise en œuvre de ces projets qui impliquent aussi des partenaires internationaux, l’alliance a besoin des services d’une agence pour l’acquisition, l’installation et le paramétrage d’un logiciel adapté à la gestion financière, comptable et budgétaire des subventions et qui réponde au mieux aux exigences des partenaires au développement. Équiper l’ACTA de TOM2PRO, un logiciel de gestion multi projet, multi partenaires et mono site qui permettra de générer automatiquement après enregistrement des pièces comptables, le compte d’exploitation, le bilan et la situation de trésorerie de chaque projet spécifique ainsi que plusieurs types et formats de tableaux de bord pour le suivi budgétaire (les décaissements, les prévisions, les réalisations et ratios etc), est indispensable et aidera à répondre aux normes internationales en matière de gestion de projet, de finances et de reporting.

 

II. CONTENU DE LA MISSION

1. Objectif du contrat

L’objectif principal de cette mission est l’acquisition, l’installation et le paramétrage d’un logiciel de gestion comptable et financière (Tom²pro), en vue de garantir une gestion plus efficace des subventions gérées par l’ACTA et la présentation des états financiers répondant au
mieux aux normes internationales.

2. Étendue des travaux

L’agence soumettra une offre technique et financière en vue de l’acquisition d’un logiciel TOM2PRO multi projets et mono site.

De manière spécifique, la mission consistera, entre autres à :

-La fourniture du logiciel et ses accessoires;
– L’installation et le paramétrage du logiciel;
– La formation du personnel à l’utilisation du logiciel;
-L’assistance dès le démarrage et accompagnement jusqu’à l’élaboration des états financiers de la première année;
– La maintenance périodique du système pour la première année.

3. Résultats

L’installation de ce logiciel permettra, entre autres :

-La gestion facile de deux ou plusieurs projets avec un ou différents partenaires financiers;
-La tenue d’une comptabilité et la production des états financiers selon les normes de la banque mondiale et des autres bailleurs de fonds internationaux;
-Un bon suivi budgétaire et des décaissements;
– La production des tableaux permettant de mesurer le degré d’exécution financière des activités sur une période donnée et cumulée;
-L’élaboration des tableaux de justification des soldes des comptes désignés;
-Possibilité de choix de période (mois, trimestre, quadrimestre, année, etc) pour l’élaboration des états financiers;
-Le calcul de ratios avec possibilité de prédéfinition des interprétations selon les résultats de calcul obtenus;
-Avoir les outils de réallocation budgétaire;
-L’élaboration et le suivi de la procédure de passation des marchés à partir des dossiers d’appels d’offres.

III. OBLIGATIONS

3.1. Pour l’agence

L’agence devra :

-Fournir le logiciel et ses accessoires;
-Paramétrer le logiciel suivant les besoins de l’organisation et les normes internationales avec possibilité d’ajout d’autres composantes si nécessaire;
-Former le personnel pour l’utilisation du logiciel;
–Assister le personnel dans tous les aspects sur une durée d’un an;
–Fournir un rapport et une fiche technique en fin de mission.

3.2. Pour l’organisation

–Fournir des orientations précises au consultant sélectionné sur l’exécution efficace de cette mission;
–Mettre à la disposition de l’agence les documents nécessaires pour le bon paramétrage du logiciel;
–Fournir toute autre assistance nécessaire au consultant;
–Payer le montant convenu en trois versements comme suit :
–45% à la signature de la convention après la validation de la note d’introduction sur la méthodologie ;
–30% à la remise du draft de rapport et de la fiche technique;
–25% à la remise du rapport final et de la fiche technique.

IV. Calendrier d’exécution

Les travaux devront démarrer au plus tard le 10 novembre 2022 et le logiciel fourni et implanté le 7 Décembre 2022 au plus tard. A la fin des travaux, un rapport provisoire sera déposé au secrétariat. Sept (7) jours après la remise des rapports provisoires, l’ACTA procédera à
l’amendement du draft du rapport. Le rapport définitif sera produit par l’agence, deux (2) jours après la réception des observations de l’ACTA. Outre le rapport définitif, l’agence déposera la fiche technique complète comprenant entre autres :

–Le guide d’implantation et paramétrage et d’utilisation du logiciel,
–Une copie du logiciel sur Clé USB/CD ou DVD,
– La licence et toute autre clé/code nécessaire.

V. CRITÈRES DE SÉLECTION

Le consultant sélectionné devra :

– Avoir une connaissance approfondie et de l’expérience avérée dans l’installation, paramétrage et accompagnement du logiciel Tom²pro;
– Disposer d’une accréditation valide de Tomate (constructeur du logiciel) à exercer au Togo;
– Fournir la liste des références techniques;
– Être disponible à accompagner l’ACTA durant la période susmentionnée.

VI. MANIFESTATION D’INTÉRÊT

Les consultants intéressés doivent soumettre une déclaration d’intérêt, structurée de manière à inclure les informations suivantes :

1- Une proposition technique composée de :

-Lettre de présentation;
-Curriculum vitae du consultant principal;
-Note d’introduction sur la méthodologie, y compris un calendrier détaillé;
-Expérience dans des missions similaires en l’occurrence dans le(s) domaine(s) technique(s) requis ci-dessus;
-Preuve d’accréditation par Tomate

2- Proposition financière

 

VII. DATE LIMITE DE DÉPÔT DES CANDIDATURES

Les candidatures doivent être envoyées au plus tard le 31 0ctobre à 17h00 GMT par e-mail à applications@atca-africa.org. L’email devra avoir pour objet : « Proposition de fourniture du logiciel Tom²pro ».

VIII. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

– L’ACTA se réserve le droit d’attribuer le contrat à tout candidat qu’elle juge qualifié, et d’entamer des négociations avec les consultants sélectionnés pour discuter de toute question qui sera nécessaire pour aider à la sélection.
-L’ACTA n’engage pas les services de consultants directement ou indirectement associés à l’industrie du tabac. Elle a une politique stricte de non-engagement avec, et n’accepte aucune forme de financement ou de soutien de la part d’une société qui fabrique,
distribue, commercialise ou vend des produits du tabac, ou qui fournit une représentation juridique, des services de relations publiques ou de lobbying, ou une assistance marketing à un membre de l’industrie du tabac.
-Pour toute question relative à cet appel à manifestation d’intérêt, veuillez contacter adresser un courriel à applications@atca-africa.org.

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