Appèl à Candidature : Sélection d'une société de services informatiques pour le développement d'une plateforme digitale

Appèl à Candidature : Sélection d'une société de services informatiques pour le développement d'une plateforme digitale

 

Sustainably Growing

Africa's Food systems

Grant Reference No. 2024 RE 011

 

Termes de référence pour la sélection d'une société de services informatiques pour le développement d'une plateforme digitale de l'Opération Fluidité Routière Agro-bétail (OFR)

Langue de travail : Anglais et Français

Décembre 2024

1. Contexte et justification

La multiplication et la persistance des barrières non tarifaires contribuent énormément à I ' augmentation des coûts liés aux échanges commerciaux et à la faiblesse des flux du commerce transfrontalier en Afrique de l'Ouest. En effet, le développement durable du commerce transfrontalier des produits agricoles et l'accroissement des revenus des femmes et les jeunes en Afrique de l'Ouest est entravé par la persistance des barrières non tarifaire (les interdictions ou restrictions, des conditions ou exigences spécifiques qui rendent les échanges difficiles ou coûteuses pour les femmes et les jeunes, l'application incorrecte des mesures non tarifaires telles que les mesures sanitaires et phytosanitaires (SPS) et autres obstacles techniques au commerce) et la multiplicité des paiements illégaux sur les corridors rendent le climat des affaires très défavorables pour la majorité des acteurs commerciaux, spécifiquement les femmes et les jeunes qui n'arrivent plus à vivre décemment de leurs activités commerciales. Ceci impacte fortement (i) le commerce des petits et micro-entreprises détenues par les jeunes et les femmes, (ii) la politique de lutte contre l'insécurité alimentaire ; (iii) le respect et l'application des mesures sanitaires et phytosanitaires ; (iv) l'accroissement des économies des Etats de la CEDEAO ; (v) la lutte efficace contre l'insécurité grandissant dans la sous-région et la cherté de la vie, surtout chez les femmes et les jeunes .

Les objectifs visés par la ZLECAf, notamment, la stimulation du commerce intra-africain, la croissance économique, le développement industriel et l'amélioration des moyens de subsistance des citoyens en ce qui concerne particulièrement les femmes et les jeunes seront atteint difficilement si les défis mentionnés ne sont pas pris en compte efficacement avec la forte implication des services gouvernementaux, secteur privé et la société civile

La multiplication et ou le renforcement des mécanismes innovants et adaptés de lutte contre les entraves au commerce transfrontalier, couplé aux actions de renforcement des capacités des femmes et les jeunes commerçants dans la maitrise des réglementations de promotion du commerce en vigueur dans l'espace CEDEAO, contribuera énormément à (i) la suppression progressive de l'ensemble des entraves au développement du commerce transfrontalier ; (ii) la facilitation de la circulation transfrontalière des produits agricoles ; (iii) l'approvisionnement des zones de faibles production pour la lutte efficace contre l'insécurité alimentaire ; (iv) l'amélioration des moyens d'existence des acteurs commerciaux surtout les femmes et les jeunes ; (v) la promotion durable du commerce transfrontalier par les femmes et les jeunes afin d'accroitre efficacement le commerce intra-africain .

C'est dans cette optique que l'Association Ouest Africaine du Commerce Transfrontalier des produits Alimentaires, Agro-sylvo-pastoraux et Halieutiques (AOCTAH) a sollicité et obtenu le financement de l'Alliance for a Green Revolution in Africa (AGRA) pour mettre en œuvre le projet « Renforcement de la participation des femmes et des jeunes au commerce transfrontalier en Afrique de l'Ouest ».

Le projet vise à lever les nombreuses barrières qui entravent le commerce transfrontalier des produits agricoles. Les principales actions du projet comprennent des activités liées au développement des Bureaux d'Informations Commerciales et d'Assistance aux Frontières (BICAF), à la digitalisation de l'Opération de Fluidité Routière Agro-bétail (OFR), au partage des connaissances et des expériences, au renforcement des capacités organisationnelles des jeunes et à l'appui institutionnel au Secrétariat permanent de I'AOCTAH. L'objectif global est de réduire les barrières commerciales transfrontalières, d'améliorer la connaissance des réglementations commerciales et de promouvoir le genre dans la politique commerciale intrarégionale. La durée prévue du projet est de 24 mois et couvre trois pays de la CEDEAO dont le Bénin, le Burkina Faso et le Togo. L'objectif est de soutenir 100 interprofessions, fédérations, coopératives, avec 15 000 bénéficiaires directs, dont 45 ⁰/0 de femmes et 35 ⁰/0 de jeunes.

L'une des interventions phares de ce projet est le développement d'une plateforme digitale de l' OFR. Depuis son lancement en 2021 , l'OFR, initiée par I ' AOCTAH, a démontré son efficacité en réduisant considérablement les paiements illicites de plus de 80 % et le temps de transit d'environ 65 % sur les corridors pilotes d' Afrique de l'Ouest. Grâce à l'utilisation de groupes WhatsApp, les acteurs peuvent signaler les tracasseries routières et demander une intervention rapide des points focaux institutionnels officiellement désignés par les ministères et directions des pays couverts par I'AOCTAH. Cependant, bien que le réseau social WhatsApp ait été un outil efficace au démarrage, il présente aujourd'hui des limites en termes de suivi, de collecte de données, de production d'indicateurs de performance (KPI) et d'analyse.

Conformément aux recommandations issues de l'évaluation de l'OFR par la CEDEAO, I'AOCTAH propose de migrer vers une application innovante, intégrant les fonctionnalités actuelles et offrant des capacités améliorées de suivi et d'analyse. Cette plateforme contribuera à institutionnaliser I 'OFR tout en renforçant son efficacité et sa pérennité, avec un contrôle total assuré par l' AOCTAH. C'est dans cette optique et en vue de mettre en œuvre cette intervention phare du projet « Renforcement de la participation des femmes et des jeunes au commerce transfrontalier en Afrique de l'Ouest » que l' AOCTAH à élaborer ces termes de références pour la sélection d'une société de services informatiques chargée de la conception et du développement d'une plateforme digitale de I'OFR.

2. Objectif de la digitalisation de l'OFR
   1. Objectif général

L'objectif général est de mettre en place une plateforme digitale responsive, accessible via le web et les appareils mobiles (téléphones portables, tablettes, etc.) pour la gestion de l'OFR permettant un suivi en temps réel, une collecte efficace et efficiente de données commerciales et la production d'Indicateur clé de Performance (KPD pour améliorer la fluidité des échanges des produits agro-sylvo-pastoraux et halieutique en Afrique de l'Ouest.

1. 2. Objectifs spécifiques

De façon spécifique il revient à la société de services informatiques de :

 Concevoir et déployer une plateforme digitale accessible en ligne et via une application mobile téléchargeable pour gérer l'OFR ;

 Proposer un Cloud pour l'hébergement pour garantir la sécurité et la disponibilité des données ;

 Créer une base de données centralisée et sécurisée permettant l'archivage des plaintes, des statistiques et des rapports pour une analyse à long terme ;

 Assurer la compatibilité de la plateforme avec d'autres systèmes numériques régionaux

(CEDEAO, ITC, etc.) en lien avec le commerce transfrontalier ;

 Fournir le guide d'utilisation de la plateforme digitale ;

 Accompagner l'équipe projet dans la mise en place de la formation des points focaux et des utilisateurs à l'utilisation et à la gestion de la plateforme digitale.

3. Caractéristiques techniques

La plateforme digitale pour l'Opération Fluidité Routière (OFR) sera conçue en utilisant des technologies Web modernes. Elle devra être interactive, rapide, intuitive et adaptée à une utilisation facile par des acteurs variés, y compris les femmes et les jeunes commerçants, transporteurs, conducteurs des zones rurales et urbaines. En complément de la version Web, une application mobile téléchargeable et utilisable hors ligne sera développée pour maximiser l'accessibilité et I 'efficacité.

La plateforme devra intégrer :

Un système de signalement des tracasseries routières en temps réel, avec la possibilité d'ajouter des images, vidéos, audios et descriptions ;

 Un tableau de bord interactif pour afficher les statistiques clés en temps réel sur les plaintes, les tracasseries signalées et les interventions réalisées ;

 Un espace d'apprentissage et de partage dédié aux bonnes pratiques et à la connaissance des réglementations commerciales transfrontalières, accessible dans plusieurs langues locales ;

 Mettre en place un système d'authentification des utilisateurs garantissant un accès sécurisé et une gestion différenciée des rôles (administrateurs, utilisateurs, points focaux, etc.) ;

> Intégrer une fonctionnalité de reporting automatisé pour générer des rapports périodiques sur les performances, les tendances et les problèmes récurrents ;

> Prévoir une option multilingue sur la plateforme pour élargir son accessibilité aux différentes langues officielles et locales de la CEDEAO (anglais, français et le portugais) ;

> Mettre en place un espace dédié aux foires aux questionnaires (FAQ) ;

> Un portail de gestion des plaintes et interventions, permettant le suivi détaillé et la résolution rapide des signalements, tout en garantissant un contrôle par les points focaux institutionnels ;

> Une fonctionnalité de synchronisation hors ligne, permettant aux acteurs dans les zones à faible connectivité d'enregistrer des signalements et de les synchroniser dès qu'ils retrouvent une connexion Internet ;

 Prévoir un onglet d'appel et de messagerie instantanée comme mesure échappatoire au mode offline ;

 Développer des outils et une stratégie digitale permettant aux acteurs commerciaux de signaler les abus en temps réel dans leurs langues locales (système de notification) ;  Mettre en place un tableau de bord interactifpour visualiser en temps réel les statistiques clés de l'OFR ;

 Créer un mécanisme de synchronisation et de gestion des plaintes, ainsi qu'un suivi numérique des macarons, et des fiches de chargements par pays de l'OFR •

 Proposer un mécanisme de feedback utilisateurs pour recueillir les suggestions et améliorer continuellement la plateforme en fonction des besoins des acteurs commerciaux ;

 Développer une fonctionnalité d'alertes automatiques pour informer les autorités compétentes et les points focaux des incidents signalés ;  Prendre en compte la géolocalisation des acteurs ;

 Un espace publicitaire et promotionnel, permettant de diffuser des annonces ou des évènements liés au commerce transfrontalier ;

 L'interface sera légère, attrayante et accessible à des utilisateurs peu familiers avec les outils numériques ;

> Les fonctionnalités, comme la recherche d'informations, l'impression de documents, l'inscription à une newsletter et le partage sur les réseaux sociaux (WhatsApp, Facebook, Twitter, etc.), seront disponibles sur toutes les pages ;

 Une attention particulière sera portée à l'ergonomie et à la compatibilité sur les appareils mobiles.

4. Charte graphique

La charte graphique sera développée pour refléter l'identité visuelle de I'AOCTAH, tout en intégrant les logos des partenaires (AGRA, et autres à la demande de l'équipe du projet).

5. Fonctionnalités

La plateforme digitale devra offrir :

 Une page d'accueil conviviale avec un accès rapide aux principales fonctionnalités, comme le signalement des tracasseries, les statistiques clés et les formations disponibles ;

> Une interface disponible en français, en anglais et en portugais, avec une option pour inclure les langues locales fréquemment utilisées dans la région ;

> Un flux RSS (Really Simple Syndication) permettant une mise à jour en temps réel des actualités liées à l'OFR ;

 Une interface mobile optimisée, accessible avec ou sans connexion, pour répondre aux besoins des acteurs en déplacement ;

 Une possibilité de générer des analyses comparatives et narratives chaque fois que cela est nécessaire, en particulier pour montrer le nombre de plaintes signalées et celles résolues/traitées, la fréquence de ces BNT etc. •

> Un système d'audience et d'analyse, permettant de mesurer la fréquentation de la plateforme et d'identifier les pages ou fonctionnalités les plus utilisées.

6. Référencement

Le référencement de la plateforme sur les moteurs de recherche, notamment Google, sera priorisé.

> Le code source sera conçu pour une indexation efficace des pages ;

 La plateforme apparaîtra en haut des résultats de recherche pour les mots-clés associés au commerce transfrontalier et à l'OFR ;

 Un mécanisme d'optimisation du SEO (Search Engine Optimization) sera intégré dès la conception pour maximiser la visibilité de la plateforme.

7. Espace de discussion avec abonnement

Un espace de discussion (blog ou forum) sera intégré à la plateforme digitale pour permettre aux acteurs commerciaux, aux points focaux et autres parties prenantes de discuter, d'échanger et de partager des témoignages sur des sujets liés aux tracasseries routières, à la gestion des pratiques commerciales transfrontalières et à l'optimisation des procédures de l'OFR. Cet espace devra être performant, intuitif et sécurisé, et l'anonymat pourra être garanti pour les utilisateurs qui le souhaitent, notamment pour les dénonciations. L'accès au forum nécessitera une identification préalable, et l'administrateur du forum aura la possibilité d'organiser les discussions par sujet et de gérer les contenus en bloquant ceux qui sont inappropriés. Les informations suivantes devront être renseignées lors de I' inscription au forum ou à la newsletter pour mieux connaître les utilisateurs :  Prénom et nom (obligatoire) ;

 Sexe (obligatoire) ;

 Adresse email (obligatoire) ;

 Numéro de téléphone (obligatoire) ;

 Ville (obligatoire, avec menu déroulant) •

 Tranche d'âge (obligatoire).

8. Module flexible pour l'ajout de formulaires en ligne

La plateforme devra intégrer un module flexible permettant de créer des formulaires en ligne personnalisés, afin de collecter des informations spécifiques telles que des contacts, des sondages ou des signalements de tracasseries. Les utilisateurs pourront également s'abonner automatiquement aux services de la plateforme ou à la newsletter en remplissant un formulaire, contribuant ainsi à la mise à jour continue des données et à la collecte d'informations pertinentes pour l'OFR.

9. Espaces principaux de la plateforme

La plateforme digitale sera structurée autour de plusieurs espaces ou portails principaux pour organiser l'information et faciliter l'interaction des utilisateurs.

 Documentation

Cet espace servira de centre de ressources pour la publication et le partage d'informations liées à l'OFR, y compris des documents concernant les tracasseries routières, les réglementations transfrontalières et les bonnes pratiques. Les documents seront accessibles depuis n'importe quel endroit de la plateforme via des liens paramétrables et classés par thématique pour une consultation rapide et facile.

 Information et bonnes pratiques en matière de gestion des pratiques commerciales

Cet espace permettra aux utilisateurs de partager des informations et des bonnes pratiques concernant la gestion des tracasseries routières et des procédures de I'OFR. Un espace de discussion sera réservé pour échanger sur les pratiques, poser des questions ou partager des expériences. II sera géré par un administrateur, qui veillera à l'ordre et à la pertinence des publications.

 Signalement et suivi des plaintes
Cet espace sera dédié à la gestion des plaintes liées aux tracasseries routières et à l'abus des agents. Les utilisateurs pourront y signaler les incidents, joindre des preuves (images, vidéos, etc.) et suivre l'évolution de leurs plaintes. Ce système permettra un suivi détaillé des interventions réalisées et de l'état des plaintes en temps réel.

10. Résultats attendus

Les résultats attendus à l'issue de la prestation sont :

> Le prestataire devra concevoir et déployer une plateforme digitale accessible via le web et une application mobile, permettant de gérer efficacement l'OFR ; Cette plateforme devra être responsive, fluide, et capable de fonctionner sur des appareils mobiles ainsi que des ordinateurs de bureau.

> Un mécanisme numérique permettant aux acteurs commerciaux de signaler les abus (tracasseries, pratiques illégales, etc.) en temps réel, avec une interface en plusieurs langues locales pour assurer l'accessibilité de tous les utilisateurs.

> La création d'un tableau de bord interactif permettra de visualiser en temps réel les statistiques clés de l'OFR, y compris les données sur les abus signalés, les interventions réalisées et les tendances liées au commerce transfrontalier.

Mise en place d'un système permettant de synchroniser et de gérer les plaintes de manière transparente, avec un suivi numérique des macarons (autorisation) par pays et bassin, ainsi qu'un mécanisme de gestion et d'archivage des plaintes.

> Fourniture d'un cloud performant, garantissant la sécurité des données et leur disponibilité en tout temps pour assurer un contrôle total et sécurisé par l' AOCTAH.

 Développement d'une fonctionnalité permettant l'envoi automatique d'alertes aux autorités compétentes et aux points focaux en cas d'incidents signalés, assurant ainsi une réactivité rapide face aux problèmes soulevés.

 La plateforme devra comporter une base de données sécurisée permettant l'archivage et l'analyse à long terme des plaintes, des statistiques et des rapports générés.

 Mise en place d'un système d'authentification garantissant un accès sécurisé et une gestion différenciée des rôles des utilisateurs (administrateurs, points focaux, utilisateurs) pour un contrôle renforcé de l'accès aux informations sensibles.

 Une fonctionnalité permettant de générer des rapports périodiques sur les performances de l'OFR, les tendances observées et les problèmes récurrents, facilitant ainsi la prise de décision et le suivi du projet.

 Prévision d'une option multilingue sur la plateforme, assurant son accessibilité dans les différentes langues officielles et locales de la CEDEAO pour une couverture étendue à tous les commerçants de la région.

 Un système de collecte de retours et suggestions des utilisateurs permettant de mettre en place des améliorations continues de la plateforme en fonction des besoins des commerçants.

 Création d'une interface intuitive, adaptée aux utilisateurs ayant un faible niveau de littératie numérique, facilitant ainsi l'adoption et l'utilisation de la plateforme par un large public.

II. Livrables

La société de services informatiques sélectionnée devra fournir les livrables suivants :

 Plateforme digitale responsive accessible sur tous les types de terminal (Smartphone, Tablette, pc, MAC, etc.) ;

 Tableau de bord interactif pour visualiser les statistiques clés du commerce ;

 Outils pour signaler les abus en temps réel dans les langues locales ;

 Mécanisme de gestion des plaintes et suivi numérique des opérations commerciales ;

 Cloud sécurisé garantissant la disponibilité des données ;

 Système d'authentification des utilisateurs avec gestion différenciée des rôles ;

 Fonctionnalités de reporting automatisé pour générer des rapports périodiques ;

 Guide d'utilisation de la plateforme digitale fourni aux utilisateurs ;

 Formation des points focaux et utilisateurs sur l'utilisation de la plateforme.

Tous les livrables devront être rendus en tenant compte des deux langues de travail : Française et Anglaise.

12. Méthodologie de la prestation de services

Le projet de digitalisation de l'OFR sera structuré de manière à assurer une mise en œuvre fluide et conforme aux attentes des parties prenantes. La société de services informatiques sélectionnée devra suivre un cadre de travail clairement défini pour garantir la qualité et l'efficacité de la plateforme.

> Cadrage

Une réunion de cadrage sera organisée par l'équipe de gestion du projet avec la société de services informatiques sélectionnée pour aligner les spécifications de la plateforme sur les attentes de I'AOCTAH et des parties prenantes. L'objectif sera de valider les aspects fonctionnels et ergonomiques de la plateforme, en mettant un accent particulier sur l'adaptabilité de l'interface, l'expérience utilisateur, et l'intégration des contenus nécessaires à la gestion de I'OFR. Les ajustements nécessaires seront effectués à cette étape pour garantir la conformité aux besoins identifiés.

 Planning

Un planning détaillé de la conception, du développement et de la mise en production de la plateforme sera élaboré par la société de services informatiques sélectionnée. Ce calendrier de travail servira de référence jusqu'à la finalisation du projet. L'équipe de gestion du projet est en charge de valider et de suivre l'avancement de la prestation, elle veillera également au respect des délais et de la qualité des livrables.

 Tests avant mise en ligne

Une phase de tests sera prévue à la fin du développement de la plateforme pour vérifier sa conformité aux exigences définies dans les termes de référence (TDR). Ce test servira à valider le bon fonctionnement de toutes les fonctionnalités de la plateforme, notamment la gestion des plaintes, les outils de collecte de données, et le tableau de bord interactif. Un tableau de tests sera utilisé pour garantir que la plateforme respecte les spécifications fonctionnelles et techniques.

 Contrat de maintenance

Un contrat de maintenance inclu dans les charges totales de cette prestation sera mis en place pour une période de 12 mois après la mise en ligne de la plateforme. Cette période permettra de corriger toute anomalie, d'assurer le bon fonctionnement continu de la plateforme et de procéder à des ajustements éventuels après la mise en production. Cela garantira que la plateforme reste performante et à jour.

 Hébergement

Après le développement, la plateforme sera hébergée par le prestataire pour garantir sa disponibilité et sa sécurité. La société de services informatiques sélectionnée devra s'assurer que l'hébergement respecte les standards de sécurité et de performance, tout en assurant une gestion optimale des données et un accès facile pour les utilisateurs.

13. Durée de réalisation de la plateforme

Le développement et la mise en œuvre de la plateforme digitale dédiée à l'OFR devront être réalisés dans un délai de six (06) mois maximum à partir de la notification de la sélection du prestataire. Cette période inclura la conception, le développement, les tests, le déploiement et la formation des utilisateurs et des administrateurs de la plateforme.

14. Critères d'éligibilités

Les sociétés de services informatiques intéressées par le présent appel à propositions doivent :

 Avoir une bonne connaissance des TIC (Technologies de l'information et de la communication), ainsi que la capacité de conception/développement de solutions digitales ;

 Avoir une expérience dans le domaine de la conception et le développement d'outils informatiques/digitaux ;

 Posséder une expertise en cybersécurité (certification recommandée) ;

 Avoir une expérience dans la fourniture de matériels informatiques et le SAV (service après-vente) y compris la formation des bénéficiaires à l'utilisation du matériel ;  Fournir des éléments permettant de démontrer d'une bonne expérience (trois ans au minimum) dans l'un ou plusieurs des domaines précités tels que les CV du personnel, les rapports d'activités, etc. ;

> Jouir d'une bonne réputation (ne pas faire l'objet d'une quelconque sanction dans la sous-région ouest africaine et sahélien) ;

 Démontrer la disponibilité de ressources humaines suffisantes en effectif, qualifiées et expérimentées et sensible au genre, preuve à l'appui ,

 Démontrer une bonne capacité organisationnelle et logistique, etc. ;

 Avoir la capacité de commencer les opérations avec les ressources financières propres.

Le personnel clé de la mission sera composé (liste non n'exhaustive) •

 

o Lena chef(fe) de projet (BAC+5 en génie logiciel, développement d'applications ou équivalent) ; o Deux (02) développeurs informatiques (BAC+3 en génie logiciel, développement d'applications ou équivalent) ; o Un(e) administrateur(trice) réseau (BAC+3 en réseau informatique et télécommunications).

 

15. Soumission des offres

Les sociétés de services informatiques intéressées par cet appel à propositions doivent soumettre un dossier de candidature composé d'une offre technique et d'une offre financière distinctes. Ces documents doivent être rédigés en français ou en anglais.

       15.1.         Offre Technique

Une proposition technique en un document unique comprenant les sections suivantes :

> Une page de garde

Avec les informations clés de la société (01 page).

 Note de compréhension de la mission

Une description claire démontrant la compréhension des objectifs, des spécifications techniques et des attentes du projet, ainsi que les défis potentiels et les solutions envisagées (max. 02 pages).

> Méthodologie et plan de travail

Une méthodologie détaillée décrivant les étapes de conception, développement, test et déploiement de la plateforme, ainsi que les outils, technologies et approches spécifiques qui seront utilisés. Le document doit également inclure une stratégie pour la formation et l'accompagnement des utilisateurs finaux (max. 06 pages).

 Profil de la société

Présentation générale de la société, mettant en avant son expertise dans les TIC et la conception de solutions digitales (max. 02 pages).

 Ressources organisationnelles et logistiques

Description des ressources techniques, logistiques et humaines disponibles pour la réalisation du projet (max. 03 pages).

 Plan de sécurité des données

Proposition d'un plan détaillé garantissant la protection et la confidentialité des données, avec mention d'éventuelles certifications en cybersécurité détenues par la société ou ses membres (max. 03 pages).

 Chronogramme détaillé
Un calendrier précisant les jalons clés de la prestation, les étapes de livraison et les délais pour chaque activité (max. 02 pages).

> Déclaration de disponibilité

Une confirmation écrite attestant de la disponibilité de l'équipe aux dates indiquées pour le projet (max. 01 pages).

> Expériences similaires (en annexe)

Copies de trois références minimales ou études similaires réalisées, accompagnées des attestations de service rendu ou des rapports de mission (max. 03 pages).

> Équipe dédiée au projet (en annexe)

Présentation des CV (max. 02 pages /CV) détaillés des membres clés de l'équipe.

       15.2.         Offre Financière

Une proposition financière en un document unique comprenant les sections suivantes :

> Lettre de soumission de l'offre financière (max. 01 pages)

Une lettre adressée à I'AOCTAH confirmant la soumission de la proposition financière.

 Budget détaillé (max. 02 pages)

Une présentation claire et détaillée des coûts estimatifs du projet, incluant :

• Les coûts des ressources humaines ; o Les frais techniques (développement, hébergement, maintenance) ; o Les coûts liés à la formation et à l'accompagnement ;
• Tout autre frais pertinent.

 Bordereau ou reçu de versement de frais de soumission (01 page au max)

Dans le cadre de la soumission des offres pour le présent appel à propositions, il est requis que chaque soumissionnaire verse une somme non remboursable de 35 dollars américains (USD) pour les frais administratifs de traitement des dossiers. Cette somme doit être réglée conformément aux instructions suivantes :

1. Modalités de Paiement :
   • • • Le paiement doit être effectué exclusivement par versement ou par virement bancaire au compte désigné par I'AOCTAH ;
       • Encas de paiement par virement bancaire, les frais de transaction sont à la charge du soumissionnaire.
       • Aucun dossier ne sera pris en compte sans preuve de paiement des frais administratifs de traitement des dossiers.
2. Informations Bancaires :

Les soumissionnaires doivent utiliser les informations suivantes pour le règlement :

0 Nom du compte : ASSOCIATION AOCTAH.

• 0 Banque : ECOBANK TOGO.
•  Numéro de compte : 141214644001
• 0 code IBAN : TG53TG0550170814121464400106.
• 0 Code SWIFT : ECOCTGTG.

3. Date Limite pour le Paiement :

o Le paiement doit être effectué avant la date limite de soumission des dossiers, soit 17 janvier 2025 à 17h00 (GMT). Tout paiement effectué après cette date invalidera la candidature.

4. Justificatif dans l'Offre Financière :

o Le/La soumissionnaire optant pour une soumission en ligne doit inclure une copie scannée du bordereau de versement dans son dossier de soumission en annexe, sous la rubrique « Pièces administratives obligatoires » de l'offre financière.

5. Non-Conformité :

Les dossiers soumis sans preuve de paiement des frais administratifs seront rejetés sans examen.

Important :

 Pour d'amples informations, veuillez contacter l'équipe administrative de I'AOCTAH via aoctahwactafregionale@gmail.com ; aoctah.wactaf@gmail.com/Tel : (+228) 91 30 08 14/ 92 55 18 70.

       15.3.        Critères de soumission obligatoires

 Tous les documents doivent être datés et signés par le représentant légal de l'entreprise.  La remise peut se faire par courrier sous pli fermé ou par voie électronique.

 Les propositions doivent démontrer la capacité financière de la société à débuter les activités sans dépendre d'un financement initial.

 Les soumissions doivent être présentées en format PDF pour les envois électroniques ou en format papier A4 sous plis fermés pour les dépôts physiques.

(a) Exigences pour les soumissions physiques

 Toutes les pages des Offres doivent être paraphées.

 L'Offre technique doit être placée dans une enveloppe scellée avec la mention claire :

 « OFFRE TECHNIQUE - NE PAS OUVRIR AVANT LE 17 JANVIER 2025. »

 

 L'Offre financière doit être placée dans une autre enveloppe scellée portant la mention : « PROPOSITION FINANCIÈRE - NE PAS OUVRIR EN MÊME TEMPS QUE LA PROPOSITION TECHNIQUE ».

 

 Les deux enveloppes doivent ensuite être regroupées dans une enveloppe extérieure scellée indiquant : L'adresse de remise, Le titre de la mission, Le nom et l'adresse du soumissionnaire et la mention : « NE PAS OUVRIR AVANT le 17 janvier 2025 ».  Si les enveloppes ne sont pas scellées ou marquées correctement, I'AOCTAH n'est pas responsable des erreurs de traitement, des pertes ou des ouvertures prématurées.

2. Exigences pour les soumissions électroniques

 Les fichiers doivent être transmis exclusivement au format PDF aux adresses mails suivantes : aoctahwactafregionale@gmail.com ;

 Les signatures électroniques sont acceptées, à condition qu'elles soient conformes aux normes légales locales.

 Les soumissions électroniques doivent parvenir à l'adresse e-mail spécifié avant la date et l'heure limite.

 Tout document reçu après cette date sera rejeté.

3. Confidentialité et éthique

 Aucune communication sur les Offres techniques ou financières ne doit avoir lieu entre les soumissionnaires et l ' AOCTAH jusqu'à l'attribution du contrat.

 Toute tentative d'influence inappropriée entraînera le rejet immédiat de l'Offre.

 Les communications pendant la période d' évaluation doivent se faire exclusivement par écrit.

16. Critères d'évaluation des offres

Critères pour l'ouverture des offres

1. Sécurité et confidentialité avant l'ouverture

 Les enveloppes contenant les offres physiques ou les fichiers électroniques soumis par voie électronique doivent rester scellés et sécurisés jusqu'au moment prévu pour leur ouverture officielle.

 Les soumissions électroniques doivent être protégées par des mots de passe ou des systèmes de chiffrement sécurisés, garantissant qu'elles ne soient accessibles qu'au moment de l'ouverture (les mots de passe doivent être envoyé au début de l'examen des offres).

2. Moment et lieu de l'ouverture
   • L'ouverture des offres doit se faire à l'heure et à la date indiquées dans l'appel d'offres au siège de I'AOCTAH.
   • Le lieu de l'ouverture doit être communiqué clairement aux soumissionnaires. Dans le cas des soumissions électroniques, l'ouverture se fera via un outil ou une plateforme spécifiée (le lien sera transmis aux soumissionnaires au moment de l'ouverture des offres).
3. 
   Participation des soumissionnaires
   • Les soumissionnaires ou leurs représentants dûment autorisés peuvent assister à l'ouverture des offres.
   • Pour les soumissions électroniques, un lien de connexion ou une invitation à participer sera transmis aux parties concernées.
4. Procédure d'ouverture des offres physiques
   • Les enveloppes extérieures sont ouvertes pour extraire les Offres techniques et financières.
   • L'Offre technique est ouverte en premier, tandis que l'Offre financière demeure scellée jusqu'à la fin de l'évaluation technique.
5. Procédure d'ouverture des offres électroniques
   • Les fichiers PDF soumis sont téléchargés et déchiffrés, en présence des membres du comité d'ouverture et/ou des soumissionnaires (virtuellement ou physiquement).
   • Les offres financières sont ouvertes uniquement après l'évaluation complète des offres techniques, conformément aux règles de l'appel d'offres.
6. Lecture des éléments essentiels
   • • Lors de l'ouverture, les éléments suivants doivent être lus à haute voix ou affichés (selon le format) :
     • Le nom du soumissionnaire,
     • Le montant proposé (uniquement pour les offres financières après évaluation technique),
     • Toute réserve ou condition attachée à l'offre.

(g) Compte rendu de l'ouverture

• Un procès-verbal d'ouverture doit être établi, détaillant les offres reçues, leur conformité formelle (signature, cachet, date limite respectée, etc.) et toute irrégularité constatée.
• Ce compte rendu est transmis aux soumissionnaires par courrier électronique ou mis à disposition sur la plateforme électronique.

 Confidentialité pendant et après l'ouverture

1. Accès restreint aux documents
   • Seuls les membres du comité d'évaluation ont accès aux détails des offres techniques et financières après l'ouverture officielle.
   • Les soumissionnaires ne peuvent pas recevoir d'informations confidentielles sur les offres concurrentes avant la publication des résultats.
2. Gestion des offres non conformes
   • Les offres reçues après la date limite, ou celles non conformes aux exigences de soumission (enveloppes non scellées, fichiers corrompus, etc.), ne seront pas ouvertes et seront directement rejetées avec notification écrite au soumissionnaire concerné.

> Critères d' Annotation des Offres Techniques

Critères d'évaluation		Description		Points attribués
Compréhension de la mission		Clarté et pertinence de la note méthodologique, démontrant une compréhension approfondie des ob•ectifs des besoins, et des défis du ro•et.		20 points
Méthodologie et approche de travail		Adéquation, précision et réalisme de la méthodologie proposée pour le développement de la plateforme digitale et la gestion des données de l'OFR.		25 points
Expérience de la société dans des ro•ets similaires		Références solides d'au moins deux projets similaires réalisés avec des rapports ou livrables à l'a ui.		15 points
Expertise du personnel clé proposé		Qualifications académiques et expérience professionnelle pertinente du chef de projet et des informaticiens ro sés our la mission.		20 points
Chronogramme détaillé et réalisme du lannin		Cohérence et faisabilité du planning proposé, respect des délais mentionnés dans les TDR.		10 points
	Capacités techniques et logistiques		Démonstration d'une capacité organisationnelle, logistique et technologique suffisante pour assurer une restation de ualité.		I O points

Total : 100 points

Note minimale requise pour présélection : 70 points.  Critères d'Annotation des Offres Financières

Critère	Description	Évaluation
Prix global proposé	La société proposant l'offre la moins disante sera automatiquement retenue, sous réserve de la conformité de l'offre techni ue résélectionnée.	Offre la moins disante l'emporte

17. Remarques importantes

 Les propositions financières doivent inclure tous les coûts, y compris les taxes, les services après-vente, et les formations prévues ;

 En cas d'égalité entre deux offres financières, la décision sera basée sur la qualité de l'offre technique ;

L'AOCTAH se réserve le droit de ne pas donner suite, totalement ou partiellement, aux propositions soumises dans le cadre du présent appel d'offres, sans obligation de justification.

18. Calendrier prévisionnel de soumission et d'étude des offres

Étape	Détail	Date
Publication de l'appel à propositions	Diffusion officielle de l'appel à propositions et début réception des offres techni ues	Lundi, 30 décembre 2024
Clôture des soumissions techniques et financières	Date limite pour la soumission des offres	Vendredi, 17 janvier 2025
Ouverture et examen des offres techni ues	valuation des offres techniques re ues	20 et 21 janvier 2025
Ouverture et évaluation des offres financières	Examen des propositions financières des sociétés présélectionnées	22 et 23 janvier 2025
Notification de l'attribution du marché	Communication de la société retenue	Vendredi, 24 janvier 2025
Signature du contrat	Signature officielle avec la société sélectionnée	Mercredi, 29 janvier 2025