Appel à candidature : Prestataire pour le dédouanement et la livraison de matériels
Description de l'emploi
PRÉSENTATION DE L'ORGANISATION
Sustainable Solutions for Africa (SSA) est une organisation non gouvernementale (ONG)
de développement à mais non lucratif, enregistrée auprès du ministère de l'Administration
Territoriale, de la Décentralisation et du Développement des Territoires. Son récépissé a été
délivré le 2 décembre 2021 sous le numéro 1151/MATDDT-SG-DLPAP-DOCA, et sa création
a été publiée au Journal Officiel de la République Togolaise le 16 décembre 2021. SSA est
reconnue comme ONG de développement, conformément à l'Attestation de
reconnaissance de la qualité d'ONG de développement n° 1043/PR/MPDC/2024, délivrée le
29 août 2024.
SSA est engagée dans la mobilisation des ressources et la recherche de solutions innovantes
pour lutter contre les changements climatiques dans les pays en développement. Elle a pour
mission d'apporter un appui aux gouvernements, aux institutions publiques et privées dans
l'élaboration et la mise en œuvre de programmes, politiques et projets relatifs au
développement durable et à la lutte contre le changement climatique.
Dans cette optique, SSA œuvre activement pour aider les économies, en particulier africaines,
à réduire leurs émissions de gaz à effet de serre, à renforcer leur résilience face aux
changements climatiques et à promouvoir le développement durable. Pour donner une plus
grande portée à ses activités, SSA a identifié trois axes d'innovation clés que sont : l'innovation
financière, l'innovation technologique et l'innovation sociétale. Ces axes guident les efforts de
l'organisation pour surmonter les défis et promouvoir des solutions durables.
Les domaines d'intervention de SSA couvrent un large éventail de sujets, notamment
l'interface science-climat, le développement durable, l'environnement et le genre, les
changements climatiques et la transition énergétique, la finance et le développement de
mécanismes financiers, le conseil et le renforcement des capacités, ainsi que la promotion et
l'inclusion sociale.
- Contexte
Sustainable Solutions for Africa (SSA) a procédé à l'acquisition de tricycles électriques
visant à renforcer la résilience des communautés rurales face aux défis climatiques et à
améliorer la productivité agricole grâce à des solutions de transport durable et d'énergies
renouvelables. L'introduction de ces tricycles électriques vise à optimiser la logistique des
activités rurales et agricoles en facilitant le transport des produits entre les sites de production,
de transformation et de commercialisation.
L'importation et la mise en consommation de ces tricycles nécessitent une gestion rigoureuse
des formalités douanières et logistiques afin d'assurer leur disponibilité dans les meilleurs
délais et d'optimiser leur intégration dans les projets concernés.
Afin d'assurer une gestion fluide de ces différentes étapes, SSA souhaite sélectionner un
prestataire disposant d'une expertise pratique et d'une parfaite maîtrise de la réglementation
administrative et douanière en vigueur au Togo. Il sera chargé des opérations de
dédouanement et de livraison d'un conteneur de 20 pieds transportant des tricycles
électriques et leurs accessoires. - Objectifs de la mission
SSA vise à sélectionner un prestataire capable de :
- Assurer une gestion optimisée et transparente des formalités de dédouanement des
matériels, en limitant les risques de retard et les surcoûts. - Effectuer l'ensemble des formalités douanières et administratives jusqu'à l'obtention
du Bon à Enlever (BAE). - Suivre rigoureusement les délais afin d'anticiper et d'éviter tout frais supplémentaire
ou imprévu. - Organisateur et superviseur le transport des matériels afin de garantir une livraison
rapide et sécurisée des équipements.
3 . Missions du prestataire
Le prestataire retenu aura pour mission d'assurer une gestion efficace et conforme aux
réglementations des opérations de dédouanement des matériels et de leur livraison au lieu
indiqué. À ce titre, il devra :
- Assurer le suivi avec les services de la Douane et du Port pour garantir le traitement
rapide des formalités, - Nommé au sein de sa structure, un ou deux points focaux dédiés pour assurer la
liaison avec les services de SSA, - Coordonner l'inspection des marchandises, avant toute opération,
- Obtenir les documents requis pour la mise en consommation et l'enlèvement des
équipements, - Organisateur de la sortie du conteneur et sa livraison vers la destination finale,
- Gérer avec célérité toutes les situations difficiles pouvant constituer un blocage dans
les processus entamés pour la sortie des biens importés, - Fournir un soutien efficace et des rapports réguliers sur l'évolution des démarches et
signaler toute difficulté susceptible d'engendrer des retards ou des coûts
additionnels, - Soumettre tous les devis pour validation avant exécution et transmettre à SSA toutes
les factures accompagnées des justificatifs des dépenses engagées pour notre
compte, - Garantir une transparence totale dans la gestion des opérations et proposer des
solutions proactives pour optimiser le processus.
4. Critères de sélection
- Être régulièrement installé : être une structure légalement constituée et avoir ses
documents à jour (disposer d'un NIF et du quitus fiscal en cours de validité), - Avoir une expérience : justifier d'une expérience confirmée (3 ans minimum) en transit
et dédouanement de véhicules, - Disposer d'une équipe rompue aux opérations douanières nationales et
internationales, - Garantir une transparence tarifaire : présenter un devis bien détaillé incluant tous
les frais administratifs, les honoraires, les droits et taxes, ainsi que les coûts
logistiques associés. - Fournir des références : présenter des références ou attestations de fin de bonne
fin d'exécution de clients ayant bénéficié de services similaires ainsi qu'une capacité
à traiter les formalités dans un délai optimal.
- Soumission des offres
Les prestataires intéressés doivent soumettre un dossier comprenant :
5.1. Offre technique
L'offre technique devra contenir :
- La lettre de soumission d'offre,
- La présentation de l'entreprise et des expériences antérieures,
- La description détaillée de la démarche pour assurer les formalités ainsi que les
délais d'exécution et de livraison des services évoqués, - Au moins cinq (05) références de projets similaires précédemment réalisés,
- Les documents attestant de la reconnaissance légale : copies de la carte d'opérateur
économique, le quitus fiscal et l'attestation de régularité fiscale en cours de validité.
5.2. Offre financière
L'offre financière devra indiquer le montant (HT et TTC) de la prestation proposée mentionnant
tout le détail des coûts liés à la mission (honoraires, frais administratifs portuaires, estimation
de droits et taxes douanières, manutention et autres coûts logistiques associés, etc.)
6. Modalités de soumission
- Mode d'envoi : Les offres doivent être soumises à SSA par courrier à l' adresse
suivante : contact@ssa.tg avec pour objet « Offre de services Nom de la structure
Transit tricycles électriques ». - Date limite de soumission : 20 avril 2025 à 23h59 (GMT) . Tout dossier soumis
après ce délai ne sera pas considéré. - Accès aux informations nécessaires : Les soumissionnaires désireux de répondre
à cet appel sont invités à prendre contact avec SSA afin d'obtenir les informations
complémentaires requises pour l'élaboration de leur devis. Ces éléments déjà
disponibles seront fournis sur demande envoyée à l'adresse suivante :
contact@ssa.tg - Pour tout besoin d'informations, nous vous invitons à adresser vos questions à
l'adresse suivante : contact@ssa.tg.
7. Conditions de paiement
- Le règlement des prestations se fera selon un échéancier convenu entre SSA et le
prestataire retenu - Sur présentation des factures détaillées, accompagnées de tous les justificatifs des
dépenses engagées pour le compte de SSA.
NB : Toutes les dépenses doivent être soumises pour validation à l'accord préalable de SSA
avant paiement.