Appel d’offres pour la fourniture de six cents (600) foyers améliorés

Appel d’offres pour la fourniture de six cents (600) foyers améliorés

Projet ReCliSa-Togo : Résilience Climatique et Santé, région des Savanes

Avis d’appel d’offres N° 001/FS/YA/ReCliSa/026

Informations générales

Informations importantes

• Les offres doivent être conformes aux exigences du dossier d’appel d’offres ;

• La participation est ouverte aux structures légalement établies au Togo ;

• Les soumissionnaires sont invités à consulter le dossier complet pour les spécifications techniques, critères d’évaluation et conditions contractuelles ;

• Aucune transmission électronique n’est autorisée ;

• L’ouverture des plis se fera en séance interne (non publique).

Remarque : le document source mentionne plus loin que les offres pourront également être transmises par voie électronique. Il convient de vérifier ce point auprès du maître d’ouvrage.

1. Contexte et justification

Dans le cadre du projet ReCliSa-Togo : Résilience Climatique et Santé, mis en œuvre dans la région des Savanes, notamment dans les communes de Tône 2, Tône 3 et Tandjouaré 2, les populations rurales font face à une forte vulnérabilité liée aux effets combinés du changement climatique, de la pauvreté énergétique et de la dégradation des ressources naturelles.

Dans ces zones, l’accès à des sources d’énergie propres et modernes demeure très limité. Plus de 80 % des ménages utilisent encore des foyers traditionnels à trois pierres, reposant principalement sur le bois de chauffe et le charbon. Cette situation engendre plusieurs problématiques majeures :

• Exposition quotidienne des ménages, en particulier des femmes et des enfants, à des fumées toxiques contenant des particules fines et du monoxyde de carbone ;

• Maladies respiratoires, irritations oculaires et complications sanitaires aggravées par les fortes chaleurs ;

• Consommation excessive de bois-énergie, contribuant à la déforestation et à la dégradation des écosystèmes ;

• Pénibilité du travail domestique, notamment pour les femmes et les jeunes filles.

Face à ces enjeux, le projet ReCliSa-Togo prévoit la mise à disposition de 600 foyers améliorés au profit de ménages vulnérables, afin de promouvoir des solutions de cuisson plus propres, plus efficaces et adaptées au contexte local.

À cet effet, l’ONG YOUTH AWAKE lance un appel d’offres en vue de recruter un prestataire qualifié chargé de la production, de la fourniture et de la livraison de six cents (600) foyers améliorés, ainsi que de l’accompagnement technique nécessaire à leur bonne utilisation.

2. Quantité, lieu et délai de livraison

• La livraison devra être effectuée en une seule tranche, sauf autorisation écrite préalable du maître d’ouvrage pour un échelonnement.

• Le fournisseur est entièrement responsable du transport, du déchargement, de la manutention et du rangement dans le magasin du projet.

• Le fournisseur devra informer officiellement YOUTH AWAKE par écrit au moins cinq (5) jours ouvrables avant la date prévue de livraison.

• Tout retard de livraison devra être dûment justifié et pourra donner lieu à des pénalités.

3. Spécifications techniques minimales

Les foyers proposés doivent impérativement respecter les caractéristiques ci-dessous.
Toute offre ne satisfaisant pas à une exigence qualifiée d’obligatoire sera rejetée.

Deux types de foyers sont attendus :

• Foyers améliorés à charbon de bois (type ASUTO) ;

• Foyers améliorés à bois (type VITA).

3.1. Spécifications générales (applicables à tous les foyers)

3.2. Spécifications spécifiques – Foyer à charbon (type ASUTO)

3.3. Spécifications spécifiques – Foyer à bois (type VITA)

3.4. Exigences complémentaires

• Le soumissionnaire est tenu de fournir, à l’appui de son offre, un échantillon fonctionnel du foyer proposé. La conformité de cet échantillon est une condition obligatoire et éliminatoire.

• Le fournisseur devra fournir une fiche technique détaillée : caractéristiques, matériaux, dimensions, performances, résultats d’essais ou certifications.

• Le prestataire retenu devra assurer une formation pratique à l’utilisation et à l’entretien des foyers au profit des équipes du projet et/ou des relais communautaires.

• Il devra mettre en place un service après-vente effectif : prise en charge des défaillances, réparations ou remplacements durant la garantie.

3.5. Valorisation de la production locale

Une attention particulière sera accordée aux offres proposant une fabrication locale au Togo, artisanale ou semi-industrielle, valorisant les matériaux disponibles sur le marché national et la main-d’œuvre locale.
Cette valorisation ne dispense pas du respect strict des exigences techniques minimales.

3.6. Marquage, identification et traçabilité

• Chaque foyer devra comporter un numéro d’identification unique ou code spécifique fourni par YOUTH AWAKE.

• Ce code devra être gravé, estampillé ou peint de manière permanente et lisible.

• Chaque foyer devra porter une étiquette ou un marquage visuel avec :

  • le nom du projet ReCliSa-Togo ;

  • le logo de YOUTH AWAKE ;

  • le logo du bailleur (Fondation SANOFI).

• Le marquage devra être résistant à la chaleur et à l’usure.

• Le fournisseur proposera dans son offre les modalités de marquage (type, emplacement, matériaux), validées par le maître d’ouvrage avant production.

• Un registre de correspondance entre les codes d’identification et les bénéficiaires pourra être exigé.4. Prestations connexes attendues

• Fourniture d’un échantillon fonctionnel dès la soumission. Les échantillons non retenus seront restitués dans un délai de 30 jours suivant la notification des résultats.

• Organisation, lors de la première livraison, d’une session de formation d’une demi-journée pour les animateurs du projet et les relais communautaires : utilisation, entretien, réparation courante.

• Remise des fiches techniques et de la documentation relative aux tests de performance, en français.

• Appui technique pendant toute la période de garantie : diagnostic, réparation ou remplacement des unités défectueuses.

• Toute défaillance signalée devra être prise en charge dans un délai maximum de 15 jours ouvrables à compter de la notification.

5. Conditions de participation

L’appel d’offres est ouvert aux entreprises, coopératives, groupements d’intérêt économique et artisans régulièrement établis au Togo et disposant des capacités techniques, financières et organisationnelles requises.

Tout soumissionnaire devra obligatoirement :

• Être légalement constitué et immatriculé au RCCM ou disposer d’un document équivalent ;

• Disposer d’un NIF valide et fournir une attestation de régularité fiscale en cours de validité ;

• Être en règle vis-à-vis de ses obligations sociales (CNSS le cas échéant) ;

• Justifier d’une capacité technique et logistique avérée ;

• Présenter au moins une (01) référence pertinente au cours des trois dernières années ;

• Disposer d’un service après-vente fonctionnel ;

• Ne pas être frappé d’interdiction de soumissionner ni être en conflit d’intérêts avec YOUTH AWAKE ;

• S’engager à respecter les principes d’éthique, d’intégrité et de sauvegarde.

Les groupements momentanés d’entreprises sont autorisés, à condition de désigner un mandataire solidaire et de fournir un accord de groupement signé.

6. Composition de l’offre

L’offre devra être présentée en deux (02) enveloppes distinctes placées dans un pli extérieur fermé, ou en deux fichiers distincts en cas de transmission électronique.

6.1. Enveloppe A : Dossier administratif et offre technique

• Copies des documents légaux : RCCM, NIF, carte d’opérateur économique le cas échéant ;

• Attestation de régularité fiscale et attestation de situation sociale (CNSS) ;

• Fiche technique détaillée des foyers proposés (ASUTO et/ou VITA) : photographies, dimensions, matériaux, poids, fonctionnement ;

• Description de la capacité de production, moyens humains et matériels, processus de fabrication ;

• Calendrier détaillé de production et de livraison ;

• Modalités de garantie et organisation du service après-vente ;

• Liste des références similaires avec attestations de bonne exécution ;

• Note explicative sur le dispositif de marquage et d’identification ;

• Déclaration sur l’honneur d’absence de conflit d’intérêts et d’engagement à respecter le code d’éthique et la politique de sauvegarde de YOUTH AWAKE.

6.2. Enveloppe B : Offre financière

• Bordereau des prix unitaires (BPU) et devis quantitatif et estimatif (DQE) ;

• Prix unitaires et montant total en francs CFA, hors taxes et toutes taxes comprises, incluant production, conditionnement, marquage, notice, livraison à Dapaong, déchargement, formation et garantie ;

• Régime fiscal du soumissionnaire (assujetti ou non à la TVA) ;

• Délai de validité de l’offre et modalités de paiement proposées.

Les prix proposés devront être fermes, définitifs et non révisables pendant toute la durée du marché.

NB : Toute offre financière dont le montant excède le budget prévisionnel alloué pourra être rejetée.

7. Critères et méthode d’évaluation

L’évaluation se déroulera en trois phases :

1. Vérification de la conformité administrative ;

2. Évaluation technique des offres conformes ;

3. Évaluation financière des seules offres techniquement qualifiées.

Toute offre ne satisfaisant pas aux exigences minimales sera rejetée.

7.1. Évaluation technique

Notée sur 60 points :

Pour être admise à l’évaluation financière, une offre devra obtenir une note technique minimale de 42/60, soit 70 % du score technique.

7.2. Évaluation financière

Seules les offres ayant atteint le seuil technique requis seront évaluées financièrement.

Note financière sur 40 points :

Note financière = 40 × (Montant de l’offre conforme la moins-disante / Montant de l’offre évaluée)

7.3. Note globale et attribution

Note globale = Note technique (sur 60) + Note financière (sur 40)

Le marché sera attribué au soumissionnaire ayant obtenu la note globale la plus élevée.

7.4. Critères de départage

En cas d’égalité, priorité sera donnée :

1. À l’offre présentant le meilleur ancrage local de production ;

2. À l’offre proposant le délai de livraison le plus court.

8. Modalités de soumission et d’ouverture des offres

Les offres devront être déposées sous pli fermé portant la mention :

« Appel d’offres N° 001/FS/YA/ReCliSa/026 – Fourniture de 600 foyers améliorés – À n’ouvrir qu’en séance d’ouverture des plis »

Lieu de dépôt : siège de YOUTH AWAKE, sis à Djidjolé, avenue des Évalas, Lomé (Togo).
Date limite : 09 octobre 2026 à 17h00.

Toute offre reçue après la date et l’heure limites sera rejetée d’office.

Ouverture des plis

L’ouverture des offres se fera en séance interne, à huis clos, par la commission de passation des marchés de YOUTH AWAKE.
Un procès-verbal d’ouverture sera établi et signé par les membres de la commission.

9. Attribution, contractualisation et paiement

Le marché sera attribué au soumissionnaire ayant obtenu la meilleure note globale.

L’attributaire sera notifié par écrit et invité à signer un contrat de fourniture précisant quantités, prix, délais, modalités de livraison, pénalités, garantie et obligations des parties.

Les soumissionnaires non retenus seront informés par écrit. Ils pourront demander les motifs du rejet dans un délai maximum de 10 jours ouvrables.

9.1. Modalités de paiement

Paiements par virement bancaire :

Les paiements interviendront dans un délai maximum de 15 jours ouvrables à compter de la réception d’une facture conforme.

Aucun paiement en espèces ne sera effectué.

9.2. Réception et pénalités

La réception interviendra en deux étapes :

• Contrôle quantitatif exhaustif ;

• Contrôle qualitatif par sondage sur un échantillon représentatif d’au moins 5 % des unités livrées.

Toute unité non conforme devra être remplacée ou réparée à la charge exclusive du fournisseur, dans un délai maximum de 10 jours ouvrables suivant la notification.

En cas de retard imputable au fournisseur, une pénalité de 1 ‰ du montant total du marché par jour calendaire de retard sera appliquée, plafonnée à 10 % du montant du marché.
Au-delà de ce plafond, ou en cas de manquement grave, YOUTH AWAKE se réserve le droit de résilier le contrat aux torts exclusifs du fournisseur.

10. Éthique, sauvegarde et intégrité

Le soumissionnaire, et en cas d’attribution le fournisseur ainsi que l’ensemble de son personnel, s’engagent à respecter strictement les principes d’éthique, de déontologie et de sauvegarde de YOUTH AWAKE.

Sont notamment interdits :

• L’exploitation et les abus sexuels ;

• Le harcèlement ;

• La discrimination ;

• Le travail des enfants ou toute pratique contraire aux droits humains dans la chaîne de production.

Toute violation de ces principes, ainsi que toute tentative de corruption, offre d’avantages indus, entente frauduleuse entre soumissionnaires ou déclaration mensongère, entraînera le rejet immédiat de l’offre ou la résiliation du contrat, sans préjudice des poursuites administratives ou judiciaires pouvant être engagées.