Recrutement : STAGIAIRE – ASSISTANT DE DIRECTION F/H
L’assistant/assistante de direction accompagne un dirigeant d’entreprise, un chef de service ou un cadre décisionnaire afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à le seconder.
Le/la stagiaire est sous la supervision directe de la direction et participe à toutes les tâches de sa fiche de poste dans le cadre de son parcours de formation.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Organisation de l’agenda du dirigeant et accueil
- Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…).
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Accueillir physiquement les rendez-vous.
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant
- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
- Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
- Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
- Gérer les notes de frais.
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
- Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration des diverses prestations de Excelys Santé (commandes clients, factures clients, BL…).
Communication
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).
ACTIVITÉS ÉVENTUELLES
- Participer à l’organisation de la logistique des recrutements et des formations.
- Réaliser un suivi administratif du personnel.
- Établir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables.
- Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d’un budget, relance clients…).
- Suivre les procédures d’appels d’offres.
RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE
- Présidente Directrice Générale
- Directeur Général
PROFIL
Diplômes requis
- Formation de niveau Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale
- Formation de niveau Bac +5
-
- Master (économie, gestion, lettres, langues ou droit)
- Diplôme d’école de commerce
COMPÉTENCES REQUISES
Compétences techniques
- Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
- Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)
- Connaissances en gestion administrative
- Connaissance des normes rédactionnelles
- Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie)
- Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation
- Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire
- Maîtrise de l’organisation d’événements
- Connaissances en droit du travail et législation sociale
- Connaissances en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire
- Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord
- Bon niveau d’anglais en plus de la parfaite connaissance écrite et orale du français.
Aptitudes professionnelles
- Dynamisme
- Esprit d’initiative
- Discrétion
- Organisation et rigueur
- Polyvalence
- Réactivité et autonomie
- Esprit de synthèse et d’analyse
- Aisance relationnelle
- Esprit d’équipe
- Capacités rédactionnelles
- Sens de l’écoute et de la communication
- Disponibilité
- Résistance au stress
- Capacité à prioriser
- Capacité d’adaptation
- Travail en mode projet
Début : Immédiat
Secteur : Conseil – Formations professionnelles – Évènementiel
Localisation du poste : Lomé (TOGO)
Type d’emploi : Temps plein
Type de contrat :
Contrat de stagiaire 12 mois conventionné avec possibilité de déboucher sur un contrat à durée indéterminé
Fonction : Administrative
Gratification : Lors de l’entretien
Pour ce poste, il est nécessaire de disposer d’un moyen de déplacement personnel et du permis de conduire.
Merci d’envoyer votre CV ainsi qu’une lettre de motivation à l’adresse suivante : contact.togo@excelysante.com