OXFAM Bénin recrute un Agent (e) Administratif (ve) et Comptable

Agent (e) Administratif (ve) et Comptable

Oxfam est une confédération internationale de 20 organisations travaillant ensemble dans 94 pays et en collaboration avec des partenaires et des alliés dans le monde entier pour trouver des solutions durables à la pauvreté et à l’injustice. Nous œuvrons directement avec les partenaires locaux et cherchons à influencer les plus puissants pour aider les populations dans le besoin à améliorer non seulement leur vie et leurs moyens d’existence, mais aussi leur faire prendre part aux décisions qui les touchent.

Nous sollicitons donc des candidatures pour le poste d’Agent (e) Administratif (ve) et Comptable pour la Direction Pays au Bénin.
Oxfam souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi. Les candidatures de femmes et de jeunes sont vivement encouragées.

TITRE DU POSTE :Agent (e) Administratif (ve) et Comptable

RESPONSABILITÉ HIÉRARCHIQUE: Directrice Pays

RESPONSABILITÉ FONCTIONNELLE: Chef Comptable

Lieu: Cotonou

Date de prise de poste souhaitée: Juin 2021

Type de contrat et durée CDD, 1 an renouvelable

Statut: Poste national

OBJECTIF DE LA FONCTION

Sous l’autorité hiérarchique de la Directrice Pays, le/la chargé (e) de l’administration et d’assistance comptable apporte aux programmes et à la direction pays d’Oxfam au Benin, le support opérationnel nécessaire de manière efficace et efficiente, en assurant la qualité des services, des procédures administratives tout en donnant un soutien adéquat en temps et en heure afin de contribuer à atteindre les objectifs stratégiques d´Oxfam dans le pays.En d’autres termes, il ou elle assure le secrétariat, la réalisation, le suivi administratif et l’archivage des dossiers. Il ou elle veille à la circulation de l’information. Il ou elle réalise l’activité d’accueil ainsi que des tâches administratives d’appui, de contrôle et de comptabilité conformément à la stratégie en cours du bureau pays.

Responsabilités :

Secrétariat (30%) :

– Gérer les courriers, e-mail et notes de services (rédiger, réceptionner, trier, diffuser, suivre, envoyer, etc.) ;
– Accueillir et orienter les visiteurs ;
– Organiser les rencontres et réunions à la demande de la direction pays ;
– Gérer les appels téléphoniques (entrants et sortants) ;
– Tenir, suivre l’agenda de la Directrice Pays et coordonner ses réunions internes et représentations à l’externes ;
– Organiser le classement, le scannage et l’archivage des documents et dossiers.

Administratif et Appui logistique (50%) :

– Suivre et Mettre à jour les procédures administratives d’Oxfam au Bénin,
– Mettre à jour les coordonnées de l’équipe pays et autres fichiers administratifs,
– Gérer les fournitures de bureau (Entrées, sorties et inventaires),
– Coordonner l’accueil des Coopérants Volontaires avec Oxfam Québec (réservation d’hôtels, accueil à l’aéroport, kit d’accueil),
– Assurer le briefing sécurité à l’arrivée des Coopérants Volontaires et autres visiteurs,
– Appuyer la logistique pour la gestion des déplacements des membres de l’équipe a l’intérieurs et extérieurs du pays,
– Appuyer la logistique dans l’organisation de tout évènements d’Oxfam au Bénin,
– Appuyer la logistique à l’obtention des visas et cartes de service des Coopérants Volontaires,
– Former les membres de l’équipe pays sur les aspects en lien avec le mandat, selon le besoin.
– Assurer tout autres taches connexes qu’on pourra lui confier.

Assistance Comptable (20%) :

– Gérer la petite Caisse,
– Réceptionner, préparer et soumettre les réquisitions de chèques, d’achats, bons de commandes et autres documents financiers pour les signatures requises,
– Appuyer la comptabilité àla saisie des écritures comptables dans le logiciel comptable,
– Effectuer toutes autres taches connexes.

Profil recherché :

Formation Minimum BAC+3 en Secrétariat, Gestion (Comptable, finance ou Administration)
Expérience • Avoir au moins 3 ans d’expériences dans le domaine;
• L’expérience dans une ONG / agences bilatérales est un atout.

Connaissances

• En techniques de secrétariat et de comptabilité
• En gestion de stocks
• Des standards de sécurit

Aptitudes et habiletés

• Approche positive et proactive
• Capacités de leadership et de management
• Capacités d’organisation, d`analyse, de planification et de priorisation
• Capacité à travailler sous pression
• Capacité de travail en équipe multidisciplinaire
• Capacité de communication interculturelle
• Sens de la diplomatie et bon jugement
• Sens de l’organisation et du détail
• Sens de l’autonomie et de l’initiative
• Conscience éthique

Valeurs

• Adhésion aux valeurs et aux convictions d’Oxfam
• Engageant à être exemplaire dans vos pratiques et vos comportements et faire du Code de conduite le guide d’orientation de vos pratiques
• Veiller au respect du Code de Conduite de la part de tous les collaborateurs votre équipe en vous
• Respect des règles de sécurité d’Oxfam
• Ouverture à la jeunesse et l’égalité des femmes et des hommes.

Outils informatiques

• Bonne maitrise de MS Office et Ocffice 365 (Word, Power point, Excel…)
• Technologies de la communication (ex. : Outlook, Teams et Skype)
• Partage sur le web (ex. : Box, Dropbox et Trello).
Langues • Français (niveau professionnel)
• Anglais (un atout)

Comment postuler ?

Les personnes intéressées à postuler sont invitées à déposer dans un pli fermé portant le titre du poste, un dossier complet de candidature en personne à Oxfam au Bénin, Cotonou, sis à, Fidjrossè, Immeuble Wenser ou par courriel à benin.oxfamqc@oxfam.org au plus tard le 25 mai 2021, à 17h00.

Un dossier de candidature complet comprenant :

1. Une lettre de motivation (max. 1 page) mentionnant le titre du poste dans l’objet ;
2. Un curriculum vitae (max. 3 pages) ;
3. Trois (3) personnes de référence (noms, titres, organisations, liens et contacts) ;
4. Une photocopie de la carte d’identité.

IMPORTANT : L’envoi du dossier doit se faire en un seul fichier PDF regroupant tous les documents demandés et ne dépassant pas 3 MO

Seuls les dossiers complets lors du dépôt seront traités.

Oxfam remercie toutes les candidates et tous les candidats, toutefois seules les personnes retenues pour la prochaine étape du processus de sélection seront contactées.

NB : Un extrait de casier judiciaire sera exigé si la personne est retenue pour l’emploi

Prière de ne pas appeler ou se présenter au bureau.

N.B : Oxfam souscrit au principe de l’égalité des chances et nous encourageons les candidatures féminines. Oxfam remercie tous les candidates et candidats.