L'ambassade de Pays-Bas recrute

Poste : Un (e) Employé(e) Administratif (tive) de Secrétariat

Lieu du poste : Niger

Date limite de soumission : 11/06/2021

Le cabinet COSEF recherche pour le compte du Bureau de l’Ambassade des Pays Bas au Niger, Un (e) Employé(e) Administratif (tive) de Secrétariat pour servir au niveau de son Bureau à Niamey.

1. Responsabilités et taches

Sous la responsabilité de l’Ambassadeur, l’Employé(e) Administratif (tive) de Secrétariat aura pour missions, de travailler dans le domaine du secrétariat pour l’ambassadeur. Il/Elle contribuera au bon fonctionnement de l’organisation et accompagnera le chef de poste et le responsable opérationnel dans leurs tâches de gestion. L’Employé(e) Administratif (tive) de Secrétariat remplacera aussi, le responsable opérationnel en cas d’absence pour un nombre limité de tâches.

Plus spécifiquement, l’Employé(e) Administratif (tive) de Secrétariat) assurera les tâches et responsabilités suivantes :

A. Domaine secrétariat

• Rédiger des notes verbales, des projets de lettres, demandes d’autorisation des vols etc ;
• Faire la relecture et correction des lettres, des comptes rendus, des documents, des emails ;
• Assurer la finalisation du courrier (lettres, emails, notes verbales), y compris correction du français et/ou anglais, mise en forme, référence/enregistrement) et son envoi à leurs destinataires (par le chauffeur et/ou par email) ;
• Gérer les boites électroniques (NIA – NIA-Transport) et assurer le partage des documents électroniques avec le staff selon les thèmes ;
• Faire l’enregistrement du courrier entrant et distribution interne;
• Organiser les réunions du staff général et les réunions semestrielles de tout le staff ;
• Gérer l’agenda de CdP et prendre des audiences et des rendez-vous ;
• Assurer le planning du transport les déplacements de CdP (NIA-Transport) ;
• Assurer la réception d’appels téléphoniques sur le numéro général/le standard;
• Préparer la salle de réunion de façon qu’elle soit présentable ;
• Accueil des visiteurs de CdP ou autres et offre de rafraichissements ;
• Contribuer à l’accueil et au suivi administratif des nouveaux collègues de l’ambassade;
• Assurer l’enregistrement et la gestion de la base des contacts en Outlook ;
• Informer l’équipe sur la tenue des différentes réunions ou sur les changements;
• Partager les comptes rendus des réunions ;
• Coordonner des flux d’information complexes;
• Contribuer à la compilation des informations de gestion ;
• Archiver les lettres et documents dans l’espace virtuelle de collaboration (Plaza 247)
et les archives électroniques (Sophia) ;
• Scanner et partager ou archiver des documents ;

B Soutien opérationnel

• Participer à l’organisation des évènements de l’ambassade (déjeuners, diners, réceptions, cocktails, Fête du Roi, sortie annuelle…) ;
• Gérer les demandes de réservation de la salle de réunion et débloquer des cas de chevauchement ;
• Assurer la présence et la fonctionnalité des moyens audiovisuels (beamer etc.) ;
• Faire des réservations d’hôtel (+ navette) ;
• Réservations des vols UNHAS pour aller dans les régions ;
• Assurer la constitution et la préparation des dossiers pour les réunions PTF et autres pour CdP ;
• Établir les déclarations de voyage et de représentation pour le CdP ;
• Gérer la petite caisse;
• Assurer la préparation et l’envoi du courrier diplomatique sortant ainsi que la réception du courrier diplomatique et notification électronique (SSP), et distribution interne du courrier entrant ;
• Faire l’enregistrement électronique des fournisseurs (SSP) :
• Préparer les factures pour approbation électronique (SSP) et envoi des factures approuvées ;
• Faire la vérification des fournitures de bureau et commander en cas de rupture de stocks ;
• Exécuter toutes autres tâches liées au poste que la hiérarchie pourrait lui confier.

NB. L’Employé(e) Administratif (tive) de Secrétariat sera responsable devant l’Ambassadeur, du progrès et de la qualité du travail de secrétariat, d’organisation et de soutien administratif. Il/Elle mènera ses actions dans des cadres qui sont déterminés par les règles de mise en œuvre administrative et procédurale du Ministère des Affaires Etrangères dans le domaine de la gestion interne.

Il/Elle assurera la gestion des relations avec :

• Les autres missions diplomatiques, organisations internationales etc. ;
• Les autres agences (gouvernementales) locales et les entreprises concernant le dédouanement, l’obtention de documents, l’organisation d’inspections, etc.;
• Les hôtels, les agences de voyage, etc. concernant l’hébergement et les transports et les traiteurs pour la restauration lors d’événements;

2. Profil

Avoir un niveau d’études ou d’éducation professionnelle avancée (enseignement supérieur professionnel) en secrétariat, assistante de direction, secrétariat- comptabilité, administration; communication ou formation équivalente;
• Avoir une expérience professionnelle pertinente, d’au moins 3 ans à des postes comparables;
• Avoir une expérience pertinente en tant que secrétaire de direction ;
• Avoir des connaissances des règles de mise en œuvre administrative et procédurale dans le domaine de la gestion interne au poste et de leur application;
• Avoir une bonne expérience d’utilisation de Microsoft Office (Outlook, Word, Powerpoint, Excel);
• Avoir des connaissances des procédures générales de bureau et administratives ;
• Avoir une expérience avec la gestion d’évènement et des missions;
• Une certaine affinité technique est souhaitable
• Avoir des connaissances des réglementations et coutumes locales pertinentes
• Etre capable d’établir des plans, des horaires, etc. ;
• Avoir la capacité à planifier, à organiser et à déterminer les priorités et à travailler sous pression ;
• Capacité à rechercher, analyser et évaluer l’information efficacement
• Avoir la capacité de travailler de façon autonome et au sein d’une équipe ;
• Avoir la capacité à effectuer la traduction de documents en anglais vers le français et du français ver l’anglais;
• Avoir la capacité à préparer la correspondance écrite et à communiquer efficacement en français et en anglai;
• Avoir la Capacité à rechercher des notes, des fichiers et d’autres sources d’information, y compris les sources électroniques ;
• Etre capable de maintenir un système de classement ;
• Avoir la capacité à utiliser les équipements de bureau comme les télécopieurs, les photocopieurs et les scanners
• Avoir le sens d’Initiatives et être orienter vers le client ;
• Etre Intègre, discret et désireux d’apprendre ;
• Avoir un esprit d’équipe fort, dans lequel une pensée “innovante” est centrale;
• Etre capable de travailler sous une forte pression ;
• Avoir d’excellente connaissance orale et écrite de la langue française; connaissance
oral et écrite avancée de la langue anglaise ;
• Avoir un permis de travail valide et / ou avoir la nationalité nigérienne.

Informations complémentaires :

NB : Dans sa mission, le /la titulaire du poste maintiendra des contacts avec (i) le Ministère des Affaires Etrangères et de la Coopération du Niger et le Protocol d’Etat ;(ii) les autres agences (gouvernementales) locales et les entreprises concernant le dédouanement, l’obtention de documents, l’organisation d’inspections, etc. ; (iii) les hôtels, les agences de voyage, etc. concernant l’hébergement et les transports et les traiteurs pour la restauration lors d’événements et enfin, (iv) les fournisseurs des biens et services

COMPOSITION ET LIEU DE DEPOT DES DOSSIERS DE CANDIDATURES

Les dossiers de candidature comprenant une lettre de motivation d’une page maximum qui explique votre motivation pour ce poste ,adressée à Monsieur le Directeur du Cabinet COSEF, un curriculum vitae détaillé mis à jour et signé selon le format standard, des copies certifiées des diplômes y compris la preuve de votre niveau de maîtrise de l’anglais, attestations de travail ainsi qu’une photocopie d’une pièce d’identité passeport); des lettres de référence et/ou des références professionnelles qui peuvent être vérifiées et contactées si nécessaire, ou toute pièce pouvant justifier l’aptitude et l’expérience du candidat, doivent être déposés ou envoyés au Cabinet COSEF sis au Quartier Plateau – 468 rue des Dallols – Niamey (Anciens locaux de la société COTECNA, près de la garde présidentielle) – Tel : 20 73 64 80 – Email : assistante.direction@cosef.ne au plus tard, le Vendredi, 11 Juin 2021 à 12 Heures 30 minutes