Stage_ Assistante de Direction (H/F)

Tarzan d’Afrique Express est une société Togolaise d’e-commerce fondée en février 2020.

« Tarzan Express » est le premier produit de la société. Il s’agit d’une application disponible en version mobile et web. Elle mise en ligne pour la première fois le 15 Novembre 2020.

L’application « Tarzan Express » permet à ses utilisateurs d’acheter tous ce qu'ils désirent n’importe où dans le monde sans aucunes contraintes. Les utilisateurs peuvent effectuer avec l’application des achats sur les grandes plateformes mondiales e-commerce (qui chacune proposent des millions de produits) sans aucune difficulté.

Dans le cadre de notre #GraduateProgram, nous recrutons un.e assistant.e de direction au profit d'une convention de stage d'une durée de trois à six mois.

L’assistant.e de direction assure les tâches polyvalentes d’assistante pour la Directrice Générale des Services, il.elle est hiérarchiquement rattachée au Superviseur Général.

Missions :

• L’assistant (e) exécute des actes administratifs et de gestion courante.
• Il (elle) recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de l'entreprise Il (elle) informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
• Il (elle) prend en charge l’organisation matérielle et logistique des réunions.

Activités :

1. Gestion administrative

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
• Assurer les prises de rendez-vous
• Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques
• Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ….), les reproduire et les diffuser
• Traiter et diffuser des informations internes et externes
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
• Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
• Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions
• Prendre en charge des aspects logistiques de l"entreprise (gestion du stock des fournitures bureautiques, photocopieur …)
• Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative
• Participer à l’organisation d'événements internes

2. Organisation administrative et logistique réunions

• Gérer l’organisation matérielle et logistique des réunions
• Assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations
• Vérifier la régularité des réunions : quorum ….
• Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus de réunions et les diffuser (interne, ENT …), finaliser les rédactions des procès-verbaux, les comptes rendus de réunions lorsque ceux-ci sont externalisés

Connaissances :

• Maîtrise des techniques de communication orale et écrite.
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
• Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie.

Compétences opérationnelles :

• Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale
• rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail
• Sens des priorités
• Sens de l'organisation
• Capacité à prendre des initiatives
• Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
• Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence

Savoir être :

• Discrétion
• Très bon sens relationnel
• Calme
• Autonome
• Accueillant.e
• Capacité d’anticipation
• Force de proposition
• Sens de l'écoute

Recrutement :

Ce poste est à pourvoir immédiatement. Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative. Il est recommandé de se familiariser avec l'application Tarzan Express avant de postuler à cette offre, cela constitue un très grand avantage. Elle est disponible au téléchargement ici : https://bit.ly/TarzanApp. Si un code de parrainage vous ai demandé, entrer : 118G

• Transmettre CV par mail à l'adresse : contact@tarzan-express.com