Détails de l'opportunité
ASSISTANCE DE DIRECTION ET DE GESTION
Positionnement dans l’organisation : Sous la responsabilité directe de l’Associé-Gérant :
Profil :
Niveau de qualification : BAC + 2/3
Expérience professionnelle : deux (2) ans à un poste similaire de préférence dans un cabinet.
Principales missions
Assister l’Associé Gérant afin d’optimiser la gestion de leurs activités (gestion de planning, organisation des déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ……) ;
Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure ;
Faire la revue de tous les documents qui sortent du cabinet ;
Participer activement à la recherche des offres et manifestations d’intérêt concernant le domaine d’activité du cabinet ;
Veiller à ce que les offres et manifestations soient rédigées et déposées dans les délais ;
Prendre en charge le suivi complet des dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients, gestion administrative du personnel) ;
Veiller à une utilisation optimale des fournitures et matériels ;
Assurer la gestion des stocks de fournitures de bureau ;
Assurer la caisse menu dépenses.
Les attributions
Gestion de l’agenda du Gérant du cabinet ;
Saisie et mis en forme divers documents (courriers, lettre de missions, rapports, contrats…), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser ;
Saisie et mis à jour des bases de données utilisées au sein du cabinet (annuaire et organigramme institutionnel) ;
Réalisation de mailing ;
Classement et archivage (papier et numérique) des documents et informations ;
Préparation des différentes réunions et réalisation des comptes rendus ;
Gestion des commandes de fournitures ;
Dépouillage des presses livrées au cabinet pour rechercher les offres et avis à manifestation d’intérêt ;
Aller sur les sites de bailleurs et rechercher les offres et avis à manifestation d’intérêt ;
Etablissement des fiches techniques présentant les informations nécessaires pour chaque avis de manifestation d’intérêt et appel d’offre.
Compétences et savoir-faire exigés
Compétences & Savoir-faire opérationnel
Excellente expression orale et rédactionnelle ; Maîtrise des outils de bureautiques (Word, Excel, PowerPoint…) ; Analyse et gestion des demandes d’information ; Capacité d’organisation, polyvalence ; Maîtrise de la communication en anglais ; Gestion administrative des courriers ; Recherche d’informations sur les sites et revues; Revue de documents.
Compétences & Savoir-faire comportementaux
Disponibilité ; Discrétion, sens de la confidentialité ; Bonne capacité relationnelle, bonne présentation ; Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode ; Aptitude à travailler en équipe ; Bonne capacité de résistance au stress.
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Habiter les environs d’Agoè-Logopé, Daliko ou Legbassito serait vraiment un atout.
Dossier à fournir :
Cv, lettre de motivation, copie de carte d’identité, copie du dernier diplôme.
Les personnes intéressées peuvent déposer leur dossier ou envoyer par mail à l’adresse suivante :
Dernier von à droite avant l’agence CEET CACAVELI en venant de la Cour d’appel, au siège du cabinet GLOBALE EXPERTISE TOGO. E-mail : infos@get-sarl.com; Tel : +228 79 84 90 09.
Date limite des candidatures: 08 Septembre 2021 à midi