L’assistant(e) administratif(tive) et comptable est chargée des tâches administratives et comptables de la structure, en relation directe et hiérarchique avec la direction. Il (Elle) collabore régulièrement avec les autres membres de l’équipe, garantit le respect et la discrétion dus à sa fonction et assure un reporting régulier de l’ensemble de son activité à la direction.

Ses domaines d’attributions seront : 

• La comptabilité ;
• La gestion sociale ;
• L’accueil physique et téléphonique du public ;
• Le secrétariat.

SUR LA COMPTABILITÉ : 

• Émettre les factures de vente ;
• Gérer la caisse ;
• Établir les reçus et les bons de caisse ;
• Déposer des fonds en banque ;
• Collecter et classer les pièces comptables ;
• Scanner et envoyer les pièces comptables à l’expert-comptable ;
• Travailler avec les prestataires de service.

SUR LA GESTION SOCIALE : 

• Faire le suivi des absences : congés, maladie, formation, etc… ; 
• Tenir à jour les dossiers du personnel ;
• Suivre les convocations auprès de la médecine du travail.

 SUR L’ACCUEIL PHYSIQUE ET TÉLÉPHONIQUE :

• Recevoir et orienter les appels téléphoniques ;
• Accueillir et renseigner les clients sur l’activité ;

SUR LE SECRÉTARIAT :

• Faciliter la gestion de la structure (par exemple : organiser des données, automatiser les tableaux, tenir des plannings, etc…) ;
• Bonne capacité rédactionnelle ;
• Faire le suivi du courrier ;
• Suivre les fournitures et les réapprovisionnements ;
• Participer aux réunions auxquelles il (elle) est convié.

CONNAISSANCE :

• Connaissance professionnelle gestion administrative ;
• Maîtrise des outils bureautiques classiques (Excel, Word, Power Point) ;
• Rigueur et organisation pour le respect des échéances et des procédures.

COMPÉTENCE :

• Organiser le travail ;
• Gérer l’information et l’organiser en un classement efficace pour l’ensemble des dossiers ;
• Produire des documents attractifs ;
• Maîtriser la gestion sociale et comptable ;
• Tenir des tableaux de bord et alerter ;
• Savoir collecter, traiter et transmettre les informations oralement et par écrit.

QUALITÉ :

• Savoir écouter ;
• Savoir travailler en équipe ;
• Avoir le sens du contact ;
• Être imaginatif et novateur ;
• Faire preuve de réactivité et de dynamisme ;
• Faire preuve de rigueur ;
• Se rendre disponible ;
• Avoir la faculté d'adaptation ;
• Faire preuve de motivation ;
• Faire preuve de discrétion ;