Recrutement : UN (01) ASSISTANT DE DIRECTION

AVIS DE RECRUTEMENT

Une Agence de Conseils, d’organisation d’évènements Clef en Main et d’aménagement d’intérieur recrute pour ses besoins,
un (01) ASSISTANT DE DIRECTION POLYVALENT.

MISSION ET RESPONSABILITÉS

Mission :

Assurer le secrétariat, jouer l’interface auprès de divers interlocuteurs du Directeur Général et du personnel.

Responsabilités

– Assurer quotidiennement l’organisation de l’agenda du DG ;
– Assurer les prises de rendez-vous et les réunions;
– rédiger le rapport des réunions ;
– Assurer le tri des correspondances et les réponses y relatives ;
– Décrocher et effectuer les appels téléphoniques;
-Participer au traitement et à la production des documents.

Activité 1 Gérer le courrier arrivée et départ

– Réceptionner les courriers arrivés;
– Enregistrer et transmettre le courrier au Directeur Général;
– Suivre la transmission des courriers;
– Livrer les courriers départ.

Activité 2 Assurer le traitement des documents produits

– Concevoir et saisir les courriers et documents à la demande du DG;
-Vérifier et éventuellement mettre en forme tous courriers ou documents (courriers, notes, comptes rendus, formulaires…) provenant des Sociétés ou prestataires;
– Transmettre ces documents au DG pour signature et les renvoyer aux personnes concernées;
– Assurer le classement de tous les documents produits et provenant des autres sociétés ou particuliers si nécessaire;

MP 2 : Assurer la gestion de la communication et de l’agenda du Directeur

Activité 1 Gérer les communications du Directeur Général

– Réceptionner et émettre les communications (téléphone, email….);
– Identifier l’interlocuteur et s’assurer de la disponibilité du destinataire;

– Diriger la communication vers l’intéressé en cas de disponibilité;
– Proposer ses services à l’appelant en cas de besoin;
– Noter et transmettre les messages à leurs destinataires.

Activité 2 Organiser et gérer les audiences du DG

-Planifier les rendez-vous du DG en liaison avec celui-ci;
– Informer l’Agent de sécurité des visites ou audiences du DG;
– Préparer la salle d’audience en cas de besoin;
– Préparer les documents utiles pour la rencontre;
– Accueillir et prendre en charge les visiteurs;

MP 3 : Assurer la gestion des fournitures et équipements de bureau

Activité 1 Gérer le stock de fournitures de la Direction/du Département

-Suivre l’évolution du stock de fournitures;
– Faire approvisionner le service en cas de besoin;
-Mettre les fournitures à la disposition des membres du service;
-Veiller à une utilisation rationnelle des fournitures.

Activité 2 Gérer les équipements de bureau

Degré d’importance par rapport aux activités du poste :

– Veiller à la bonne utilisation du matériel de bureau partagé (imprimante, photocopieur etc.);
– Veiller à l’entretien des équipements de bureau;
– Signaler les pannes au service maintenance.

MP 3 : Assurer la gestion des stocks des tenues

Activité 1 Gérer le stock des tenues de la Manufacture

-Vérifier les tenues cousues
-Prendre les photos des tenues
– Constituer une base de données des tenues
-Assurer le pointage du personnel de la Manufacture
– Inventorier les productions de la Manufacture

Activité 1 Assurer l’interface entre la Manufacture et les boutiques

Degré d’importance par rapport aux activités du poste :

– Réceptionner les commandes des boutiques;
– Informer à temps le responsable de la Manufacture;
-Suivre les commandes;
– Assurer la livraison des commandes;
-Livrer les boutiques.

MP 4 : Activités occasionnelles (éventuellement)

Degré d’importance par rapport aux activités du poste :

– Élaborer et faire le dépôt des badges du personnel et des prestataires ;
– Participer à l’Intégration des nouveaux arrivants ;
– Participer à la formation des nouveaux arrivants sur les valeurs de la société ;
-Assister le Responsable RH lors des entretiens d’embauche ;
– Assister les techniciens;
– Répondre aux appels d’offre;
– Entretien du bureau du DG.

FORMATION DE BASE

– BTS/DUT/Bac +3 Secrétariat de Direction ou Assistante de direction;
Bac + 2 en Lettres Modernes ou Langues avec spécialisation en Secrétariat;
– 3 ans minimum d’expérience dont 2 ans à un poste de secrétariat de direction ou d’assistant(e)de direction;
– Très bonnes pratiques des applications bureautiques courantes notamment Word, Excel, PowerPoint et Microsoft Outlook.

QUALITÉS SOUHAITÉES

– Rigueur;
– Sens du détail et capacité d’observation;
-Sens de l’écoute;
– Goût pour les nouvelles technologies informatiques;
– Dynamisme et réactivité;
– Esprit d’équipe;
-Aisance relationnelle et sens de la communication;
– Résistance au stress;
-Autonomie;
– Adaptabilité;
– Sens de l’organisation, confidentialité et de la discrétion, courtoisie, et disponibilité.

Dossier de candidature à fournir :

-Une lettre de motivation datée et signée adressée au Directeur Général ;
-Un Curriculum Vitae à jour indiquant le contact de trois personnes de référence ;
-Une copie des diplômes et/ou attestations obtenues ;
-Une copie de la pièce d’identité ;
-Un extrait d’acte de naissance.

Délai de dépôt de candidature :

Les dossiers de candidature doivent être envoyés exclusivement par internet à l’adresse e-mail suivante : recrutement.tde@gmail.com avec en objet « Recrutement d’un (01) Assistant de direction Polyvalent », au plus tard le 31 mars 2022.