Recrutement d'une Assistante de direction 

Poste : Assistante de direction 

Localisation : Lomé, Togo

Type de contrat : CDD

AXE CAPITAL HUMAIN S.A recrute pour une entreprise de la place un.e Assistant (e) de Direction, possédant au minimum cinq (05) ans d’expérience,

DESCRIPTION DU POSTE

L’assistante administrative travaille en collaboration avec les différents services de l’entreprise. Elle gère les aspects administratifs, prend en charge le suivi de la relation avec les fournisseurs et clients de l’entreprise. Elle veille au respect des procédures et sera responsable de la prestation d'un service administratif, organisationnel et logistique efficace et réactif.

MISSIONS PRINCIPALES (liste non exhaustive)

L’Assistant (e) de Direction, aura pour principales missions de : 

• Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…)
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
• Accueillir physiquement et introduire les personnes ayant des rendez-vous ;
• Coordonner avec les Services compétents, l’organisation des réunions (revues de performances, réunions périodiques, etc.)
• Assurer en amont, la préparation et le suivi des dossiers confiés
• Rédiger les comptes rendus des réunions
• Mettre en place des tableaux de bord et assurer le suivi des résultats/recommandations des réunions pour la réalisation des actions retenues
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, conférences téléphoniques…)
• Coordonner avec les Services compétents, la gestion des déplacements (aspects administratifs, logistique, etc.)
• Transmettre aux Services compétents, les pièces justificatives des missions et faire le suivi des remboursements le cas échéant

• Réceptionner et faire le tri des courriers pour présenter les informations essentielles
• Organiser le tri et l’archivage physique et électronique des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information)
• Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer
• Rédiger les courriers et les supports de communication (notes, correspondances, etc.)
• Réaliser la gestion administrative du courrier
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe, suivant les indications reçues (décisions, comptes rendus, notes, courriers, etc.)

PROFIL REQUIS

• Minimum BAC +3 en Assistanat de direction – Gestion administrative ou équivalent
• Avoir au moins 5 années d’expérience professionnelle à des postes similaires
• Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
• Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)
• Langues : Anglais (Bilingue), Français

Compétences techniques :

• Connaissances en gestion administrative, des normes rédactionnelles, des techniques de prise de notes
• Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation
• Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire
• Maîtrise de l’organisation d’événements
• Sens de l’écoute et de la communication
• Maîtrise de la construction d’outils simples de reporting et de tableaux de bord
• Capacité à travailler dans des délais contraints, à gérer les situations de crise, d’adaptation et sens de l’anticipation

Capacité à prioriser et à faire face à plusieurs demandes à la fois ; à travailler en bonne intelligence avec les autres

Qualités personnelles :

• Discrétion – Esprit de synthèse et d’analyse

• Intégrité – Disponibilité – Réactivité – Dynamisme – Organisation et rigueur
• Autonomie et esprit d’initiative – Polyvalence
• Sens de l’accueil et du service – Sens de la confidentialité
• Aisance relationnelle – Esprit d’équipe
• Être courtois(e)

CONDITION D’ELIGIBILITE ET PIECES A FOURNIR

Postulez en envoyant par mail, une lettre de motivation et un curriculum vitae détaillé à l’adresse : admin@axe-capitalhumain.com au plus tard le 31 juillet 2023 à 17 h GMT

Veuillez indiquer en objet : « Candidature au poste d’Assistant (e) de Direction»