La GIZ au Togo recrute (H/F)
N° AVP AVP 001/2024 INTERNE – EXTERNE
Durée du contrat et lieu d’affectation
Contrat : CDD/ Date de début de contrat : Bref délai
Lieu d’affectation : Lomé
Titre du poste : Office Manager Bureau (Bande 2)
Diplôme exigé : BAC+3/4 en Secrétariat de Direction ou dans un domaine de science de gestion
La GIZ, Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit GmbH, est un prestataire de services de la coopération internationale pour le développement durable et l’action éducative internationale intervenant au niveau mondial. Avec ses partenaires, elle met au point des solutions efficaces qui ouvrent des perspectives aux populations et améliorent durablement leurs conditions de vie. À son titre d’entreprise fédérale d’utilité publique, la GIZ soutient le gouvernement fédéral allemand et un grand nombre d’autres commettants et clients dans les domaines les plus variés qui vont de la promotion de l’économie et de l’emploi à celle de la paix et de la sécurité en passant
par les thèmes liés à l’énergie et à l’environnement.
Dans le cadre de ses activités, la GIZ au Togo recherche un·e (01) Office Manager pour le compte du Bureau de la GIZ au Togo.
Responsabilités
A. Domaine de responsabilité
Le/la titulaire du poste est responsable de/d’ :
• L’assistance à la direction
• L’assistance à l’organisation des évènements
• L’assistance à la préparation des contrats avec le service Communication
• Exécuter de manière autonome les tâches relevant de son cahier de charge.
Le/la titulaire du poste :
Assistance à la direction de la GIZ :
− Organise et coordonne le planning du.de la directeur·rice résident·e
− Accueille et introduit les visiteurs ;
− Répond au téléphone, vérifie les appels, les transfère ou les traite
− Assure les échanges d’information entre la GIZ, les partenaires et d’autres institutions ;
− Assure la gestion des courriers entrants et sortants de la direction ; et en organise le traitement selon les priorités et les délais définis ;
− Tient et assure le suivi des correspondances officielles ;
− Veille à la transmission et à la redistribution des parapheurs du·de la directeur·trice résident·e ;
− Assure les réponses nécessaires aux correspondances de la direction ;
La gestion du savoir / bureau digital :
− Rédige les comptes-rendus ou procès-verbaux à l’issue des réunions
− Assure le respect des consignes dans le domaine de digitalisation et soutient la direction activement dans l’implémentation du bureau digital de la GIZ
− Assure le classement physique et électronique des documents et des informations sur les plateformes numériques de la GIZ (comme le DMS, MS Teams)
− Assure les échanges d’information entre la GIZ, les partenaires et d’autres institutions ;
− Assure le respect des consignes dans le domaine de digitalisation et soutient la direction activement dans l’implémentation du bureau digital de la GIZ
Organisation des réunions, évènements :
− Coordonne la gestion de l’événementiel interne du Bureau (réunion, conférence, pause-café, réservation des salles de réunion).
− Est responsable de l’organisation administrative et logistique des activités du bureau (réunions, ateliers, etc…)
− Appuie l’organisation des réunions de la direction ;
− Appuie l´organisation des missions, visites et voyages de la direction et des visiteurs du siège au bureau
− Est responsable de l’organisation administrative et logistique des activités du bureau (réunions, ateliers, etc…)
− Coordonne la gestion de l’événementiel interne du Bureau (réunion, conférence, pause-café, réservation des salles de réunion).
− Surveille la disponibilité et fonctionnement des accessoires et des stocks, et procède aux approvisionnements conformément aux directives de la direction ;
Communication interne :
− Assure une bonne communication et transmission de l’information au sein du bureau et entre le bureau et les projets/programmes ;
− Surveille la disponibilité des accessoires et des stocks, et procède aux approvisionnements conformément aux directives de la direction ;
− Assure le classement physique et électronique des documents et des informations sur les plateformes numériques de la GIZ (comme le DMS, MS Teams) ;
− Prépare des documents (lettres, communication email) en français et en anglais ;
− Assume la responsabilité de distribution et de réception des ecorrespondance ( giztogo@giz.de ), des documents ou paquets à destination ou en provenance des bureaux de poste, services gouvernementaux, ambassades, etc. ;
− Est chargé·e de la diffusion des notes de service
− Tient à jour les listes de contact des collaborateurs·trices de la GIZ au Togo ainsi que des partenaires (PTF, ministères, ONG etc.) avec les noms, adresses et numéros de téléphone ;
− Facilite l’arrivée /le départ des nouveaux collègues expatriés et de leurs familles en lien avec les services concernés au Bureau ;
Le profil succinct n’a pas vocation à l’exhaustivité. Les tâches à exécuter seront détaillées lors de l’entretien.
Le·la titulaire du poste se déclare disposé·e à assumer, dans des proportions raisonnables, des activités qui ne relèvent pas des tâches découlant de la description de la fonction
Qualifications, compétences et expérience requises
B. Compétences et expérience requise
• Avoir une expérience de cinq (05 ans) minimum en tant qu’Assistant·e de direction ou Assistant·e administratif·ve ou toute autre fonction similaire en lien avec le poste ;
• Une expérience dans une organisation internationale serait un atout.
• Justifier d’un bon niveau linguistique en français (à l’écrit comme à l’oral), avec une bonne capacité de rédaction de notes, rapports et synthèses et en anglais par un certificat de maîtrise de langue (Niveau minimum C1 pour le français et niveau minimum B2 pour l’anglais). La connaissance de l’Allemand est un atout.
C. Autres connaissances, compétences supplémentaires
• Bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office) ;
• Présentation convaincante comme prestataire de services comme gestionnaire ;
• Faire preuve de réactivité, de discrétion et de confidentialité ;
• Avoir le sens de l’organisation, de la communication et de l’écoute, patience, flexibilité, proactivité et rigueur
• Être en mesure de travailler avec efficacité dans l’urgence et dans un milieu multiculturel ;
• Démontrer une aptitude manifeste pour le travail en équipe ;
• Avoir la capacité à s’adapter rapidement aux situations nouvelles et aux interlocuteurs externes ;
• Sens du traitement approprié des données (confidentialité, protection des données)
• Excellentes compétences interpersonnelles.
Ligne directrice sur la soumission :
La GIZ est signataire de la Charte de la diversité. La reconnaissance, l’appréciation et l’intégration de la diversité dans l’entreprise sont importantes pour nous. Tous les collaborateurs·trices doivent être apprécié·e·s, indépendamment de leur sexe ou de leur identité sexuelle, de leur nationalité, origine ethnique ou sociale, de leur religion ou de leurs convictions, de leur handicap ou leur âge.
La GIZ souhaite augmenter la proportion d’employé·e·s handicapé·e·s, tant en Allemagne qu’à l’étranger. Les candidatures de personnes handicapées sont les bienvenues.
Seul·e·s les candidatures présélectionnées seront contactées.
Dépôt des candidatures
Le dossier nommé par le nom du·de la candidat·e à envoyer avec objet du mail : AVP N°001-2024 au plus tard le 27 janvier 2024 à l’adresse mail : rh-giztogo@giz.de
Dossier de candidature
• Une lettre de motivation (strictement une page), à adresser à Madame la Responsable du Département RH, portant la signature du/de la candidat.e
• Un curriculum vitae actualisé et signé avec trois (03) références, portant une photo (strictement trois pages maximum) le tout à envoyer en un seul fichier PDF