Handicap International recrute : Assistant(e) logistique (H/F)

AVIS DE RECRUTEMENT INTERNE/EXTERNE

ASSISTANT(E) LOGISTIQUE (H/F)

Poste basé(e) à Dapaong

Vous avez de l'expérience en gestion logistique ? Vous souhaitez contribuer à soutenir l'accès à une éducation de qualité dans un cadre inclusif et protecteur en faveur des enfants vulnérables ? Postulez pour rejoindre les équipes d'Humanité & Inclusion !

Contexte et enjeux du poste :

Humanité & Inclusion est une organisation de solidarité internationale et indépendante, qui intervient dans les situations de pauvreté et d'exclusion, de conflits et de catastrophes. Œuvrant aux côtés des personnes handicapées et des populations vulnérables, elle agit et témoigne, pour répondre à leurs besoins essentiels, pour améliorer leurs conditions de vie et promouvoir le respect de leur dignité et de leurs droits fondamentaux. HI est présent dans plus de 55 pays. Pour plus d'informations sur l'association :  http://www.hi.org

Le programme Sahel-Atlantique (SAHA) de HI a comme aire géographique le Burkina Faso, le Niger, le Togo et le Bénin. Au Togo, HI intervient depuis 1997 et met en œuvre des projets dans le domaine de la santé sexuelle et reproductive, la santé mentale, l'appui aux populations des rues, l'éducation inclusive et la formation professionnelle.

Type de contrat :  Contrat de travail à durée déterminée (CDD)

Durée du contrat  : 6 mois

Date de prise de poste souhaitée  : 01/07/2024

Mission :  Assister son manager hiérarchique dans la gestion et le suivi logistique tout en respectant les règles et les procédures de HI.

SERVICES GÉNÉRAUX

 

Responsabilité 1  : Assurer la gestion des bâtiments

 

• Recherche / Identifier le/les bâtiment(s)en fonction d'un cahier des charges ;
• Gère les déménagements et fin de bail ;
• Réaliser les diagnostics des anomalies pouvant survivre dans les bâtiments (électricité, plomberie, maçonnerie, menuiserie…) ;
• Gère et superviser les réparations et entretiens des bâtiments (suivi des prestataires de services,) ;
• Assurer une bonne gestion concernant les charges locatives (gaz, électricité, eau, déchets ménagers) ;
• S'assurer que les bâtiments respectent les normes/règles de sécurité d'HI (Sécuriser les entrées, mur d'enceinte, éclairage…) ;
• Gère les extincteurs, les postes anti-incendie et les panneaux de sécurité ;
• Est l'interlocuteur privilégié des résidents ou du personnel concernant les bâtiments et s'assure de l'aménagement du bureau (intérieur et extérieur) pour améliorer les conditions de travail du personnel ;
• Met à jour le tableau suivi des couts structures pour la base ou sous base ;
• Assiste son manager hiérarchique dans la relation avec les propriétaires.

 

Responsabilité 2  :  Assurer la gestion de l'environnement de travail de la base ou sous base.

• Participe aux travaux d'installation, d'aménagement et de maintenance des locaux ;
• Met en œuvre les moyens de contrôle afin de garantir la sécurité des personnes et la sûreté des biens ;
• Optimiser la gestion et l'utilisation des espaces, des mouvements et des moyens ;
• Contrôler les habitations du personnel expatrié et les conditions de sécurité et de développement durable.

 

Responsabilité 3  :  Assurer la gestion des équipements dans la base ou sous base.

• Assurer la mise en œuvre des procédures de gestion des équipements au niveau de la zone d'intervention ;
• Garantie l'exactitude des informations transmises mensuellement pour la mise à jour du Tableau de Suivi des Equipements (TSE) ;
• Garantie l'archivage des documents afférents aux équipements (garantie, guide de l'utilisateur, fiche de réparation……) ;
• Superviser le suivi des entrées et sorties du parc de chaque équipement sur la zone d'intervention ;
• Réaliser les inventaires physiques en lien ;
• Garantie la maintenance de l'ensemble des équipements sur la zone d'intervention ;
• Évaluer la pertinence de faire réparer le matériel endommagé ;
• Contactez les ressources disponibles en interne pour réaliser les réparations lorsque cela est possible ;
• Assurer la formation du personnel du programme à la manipulation des équipements ;
• Préparer les demandes pour réparer les équipements endommagés non réparables en interne ;
• Proposer le déclassement des équipements usagés ou hors services ;
• Suit les contrats de prestation informatique ou autres liés aux équipements.

 

ACHAT ET APPROVISIONNEMENT

 

Responsabilité 1  :  Contribuer au traitement des commandes

• Valide en achat les lignes d'achat de sa base ou sous base ;
• Identifier la procédure à suivre conformément au plan d'approvisionnement et/ou aux procédures d'achats ;
• Effectuer les demandes de devis selon la procédure applicable ;
• Analyser les offres ou convoquer un comité d'achat conformément à la procédure d'achat ;
• Fait valider le choix du fournisseur ou la signature de la grille d'analyse des offres ;
• Préparer le bon de commande fournisseur et faire signer le signataire achat ;
• Placer la commande auprès du fournisseur retenu.

 

Responsabilité 2  : Participer au suivi des livraisons et au paiement des fournisseurs

• Assurer le respect du délai de livraison indiqué sur le bon de commande par le fournisseur ;
• Organiser la livraison des commandes avec le fournisseur et le demandeur ou expert technique si nécessaire ;
• Assurer le contrôle qualité des livraisons avec le demandeur ou le service technique compétent ;
• Réceptionne et contrôle la qualité et la conformité des factures des fournisseurs ;
• Assurer le traitement des dossiers d'achat et des achats directs dans Lien ;
• Transmettre les demandes de paiement à la finance ;
• Effectue la livraison interne des biens aux demandeurs / bases.

 

Responsabilité 3  : Assurer l'archivage des dossiers d'achat

 

• Vérifie la présence, la classe et la portée de tous les documents des dossiers d'achat dans le classeur approprié par numéro de DAS ;
• Numérisez (scanne) tous les dossiers d'achat et les gammes par numéro de dossier ;
• Transférer les dossiers des financements clôturés dans en capitale ;
• Présenter les dossiers d'achat lors des contrôles internes et audits.

 

GESTION DU PARC VÉHICULE

 

Responsabilité 1  : Assurer un bon entretien et un bon suivi administratif de la flotte

• Effectuer le contrôle technique de tout véhicule acheté ou loué ;
• Suit la réalisation des contrôles quotidiens et hebdomadaires des véhicules ; et assurer la formalisation du contrôle hebdomadaire des véhicules sur une fiche afin de maintenir la traçabilité des contrôles effectués ;
• Etablir une fiche de maintenance avant tout entretien ou réparation de véhicule et générateur ;
• Met en place et tient à jour le planning d'entretien et de maintenance des véhicules et générateurs ;
• Met en place et patient à jour un fichier de suivi des documents administratifs des véhicules et leur renouvellement ;
• Met en place et patient à jour un tableau physique de suivi visuel du planning de maintenance et des documents administratifs des véhicules et générateurs ;
• Suit et fait le contrôle physique des entretiens et réparations ; puis avec les fiches de maintenance et les factures du garage ;
• Contrôle et complet des équipements à bord du véhicule ;
• Met en place un classeur pour les dossiers de chaque véhicule ;
• Met en place un classeur pour le suivi des générateurs ;
• Vérifie et complète les copies des documents administratifs des véhicules dans le dossier véhicule ;
• Met en place un classeur pour les dossiers des véhicules loués ;
• Archiver une copie des contrats de location dans le classeur des véhicules loués.

 

Responsabilité 2  : Assurer le suivi du carburant et la gestion des déplacements

• Collecte les besoins hebdomadaires de déplacement ;
• Etablit un planning de mouvement hebdomadaire et le soumis chaque jeudi matin pour validation sécurisée ;
• Signaler le besoin de localisation de véhicule pour couvrir tous les besoins de déplacements ;
• Rédiger les contrats de locations et faire contrôler l'état des véhicules avant et après utilisation ;
• Coordonnée avec les services logistiques des autres bases pour l'organisation des mouvements inter-bases ;
• Préparer les ordres de mission des équipes et les per diem des chauffeurs, incluant une enveloppe de sécurité (péage routier, crevaison, …) pour la route ;
• Etablit un planning hebdomadaire de travail des chauffeurs et garantit la disponibilité des chauffeurs ;
• Recueillir tous les rapports d'accident de véhicule et archiver dans le dossier du véhicule en question ;
• Contrôlez et signez le  Logbook  des véhicules et générateurs chaque semaine ;
• Assurer la prise et le suivi de carburant des véhicules et générateurs ;
• Renseigner dans le TSV les onglets qui concernent les véhicules de sa base ;
• Forme les gardiens et vigiles à l'utilisation des fiches de suivi et à l'utilisation des générateurs ;
• Participe aux propositions liées à la réduction de l’impact environnemental de HI.

TECHNOLOGIE DE L'INFORMATION ET DE COMMUNICATION

Responsabilité 1  : Participer à la gestion des équipements informatiques et communication (TIC)

• Vérifie toute demande d'achat concernant le matériel bureautique, informatique et de communication ;
• Réceptionne et teste tous les équipements bureautiques, informatiques et de communication ;
• Intégrer chaque nouvel équipement dans le TSE, éditer la fiche d'identification et en constituer chaque dossier ;
• Met à jour le TSE en fonction de tout changement de statut, lieux… d'un ou plusieurs équipements, en tenant compte des contraintes de bailleurs de fonds ;
• Codifie et étiquete chaque équipement (avant remise à un utilisateur) ;
• Forme les utilisateurs à l'utilisation des équipements afin d'anticiper les dysfonctionnements ;
• Informer son supérieur hiérarchique de toute disparition de matériel ou anomalie constatée ;
• Réaliser périodiquement un inventaire physique intégral des équipements avec le support des bases ;
• Préparer à chaque arrivée de nouveau personnel sur le pays le matériel nécessaire et mettre en place la fiche individuelle de remise d'équipements ;
• Sécuriser le matériel de prêt, et assurer un suivi strict et rigoureux pour éviter les pertes ou les vols ;
• Fait signer les certificats de prêts ou fiches de prêt à chaque prêt de matériel ;
• Editer un certificat de sortie (certificat de don, perte, destruction ou contrat de vente) à chaque fois qu'un équipement sorti du pays, le fait valider par son supérieur hiérarchique et le responsable logistique régional, puis l'archiver dans le dossier de l'équipement ;
• Proposer le déclassement des équipements usagés ou hors services avec la validation du supérieur hiérarchique ;
• Proposer une liste d'équipements standards (équipement standard du pays) achetés localement ;
• Préparer les rapports d'équipements pour les bailleurs avec le responsable logistique
• Participe aux audits bailleurs en ce qui concernent les équipements.

Profil du candidat

• BAC + 2 en logistique ou tout autre domaine équivalent ;
• Expérience ou stage d'au moins 6 mois dans la gestion logistique obligatoire

Compétences techniques

• Gestion des achats et approvisionnements
• Gestion des stocks
• Gestion des bâtiments
• Organisation des transports

Compétences transversales

• Parler couramment le français
• Maîtriser la suite Microsoft Office et les outils collaboratifs
• Avoir le sens de l'anticipation et de la réactivité
• Etre résilient face au stress et à l'incertitude.

 

Conditions salariales

En fonction de ses expériences et des diplômes, l'Assistant(e) logistique aura un salaire de base mensuel compris entre  239 700 et 269 784 F CFA  par mois auquel s'ajoute les avantages de notre politique de rémunération.

Délai de dépôt de candidature

Un Curriculum Vitae détaillé limité à quatre pages maximum et une lettre de motivation d'une page maximum à envoyer à l'adresse suivante :  recrutement@togo.hi.org   avec en objet :  Candidature « Assistant(e) Logistique » au plus tard le 31 mai 2024.

Le recrutement se déroulera en 3 phases : une sélection sur dossiers, un test écrit et un entretien.

Seuls les candidats retenus après la sélection des dossiers seront contactés. A noter que les étapes de sélection pourront se dérouler au fur et à mesure de la réception des candidatures sans attendre l'échéance buttoir.

Tout CV transmis pourra servir à alimenter le vivier de HI, sauf demande contraire de la part du candidat.

Le candidat sélectionné sera invité à compléter son dossier (casier judiciaire, attestation de travail, etc.) dès les informations de sa sélection.

NB  : Humanité & Inclusion | Handicap International s'engage à promouvoir l'égalité des chances et à lutter contre toutes les formes de discrimination à l'embauche. Humanité & Inclusion | Handicap International est attaché au principe de la diversité et encourage tout particulièrement les candidatures des personnes en situation de handicap et des femmes.

Un aménagement raisonnable du processus de recrutement et du poste à pourvoir peut-être envisagé en fonction des besoins individuels des candidats en situation de handicap et dans la limite des possibilités de HI. Nous encourageons sincèrement les candidats en situation de handicap à exprimer leurs besoins spécifiques au travers de leur lettre de motivation.

HI est une organisation qui adopte une position de  Tolérance Zéro  en matière d'exploitation, d'abus, de harcèlement et d'intimidation sexuels, de fraude et de corruption. Le/La candidat(e) sélectionné(e) devra s'engager à adhérer et respecter ces politiques qui sont disponibles sur ce lien :  https://hi.org/fr/politiques-institutionnelles  . HI a également mis en place un mécanisme rigoureux, transparent et inclusif de remontée et de gestion des plaintes. Tout signalement peut être précisé en toute confidentialité et sécurité à cet email  plainte@togo.hi.org