Détails de l'opportunité
Poste : Assistant.e De Direction Tmoney
Localisation : Lomé, Togo
Type de contrat : CDD
AXE CAPITAL HUMAIN S.A recrute pour une entreprise de la place un.e Assistant.e De Direction Tmoney, possédant au minimum trois(03) ans d’expérience,
DESCRIPTION DU POSTE
L’assistant.e de Direction Tmoney est chargée d’assister, organiser et coordonner les activités des responsables afin d'optimiser la gestion des informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
MISSIONS PRINCIPALES (liste non exhaustive)
L’assistante de Direction Tmoney aura pour principales missions de :
Exécuter des actes administratifs et de gestion courante
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- Assurer les prises de rendez-vous
- Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques
- Suivre la circulation des parapheurs
- Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances
Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la Direction
- Saisir, mettre en forme les documents divers (courriers, mails, rapports ….), les reproduire et les diffuser
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative
- Classer, pré-archiver les documents en lien avec le service des archives
Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes
- Accueillir les visiteurs et les oriente vers les interlocuteurs appropriés.
- Ouvrir, trier et distribuer les courriers arrivants, et prépare les réponses aux sollicitations courantes.
- Traiter et diffuser des informations internes et externes
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
Prendre en charge, l’organisation matérielle et logistique des réunions de la Direction
- Assurer la gestion des demandes de réservation de salles de réunion
- Organiser les réunions, leurs logistiques, et organisation matérielle
- Rédiger les procès-verbaux, relevés de décisions, les comptes rendus de réunions et les diffuser
- Finaliser les rédactions des procès-verbaux, les comptes rendus de réunions lorsque ceux-ci sont externalisés Prendre en charge des aspects logistiques de la DGS (gestion du stock des fournitures bureautiques, photocopieur …)
- Suivre les achats de la Direction et de la filiale Tmoney (compétences Sage)
PROFIL REQUIS
- Avoir un Diplôme de BAC+2 /3 en Assistant de direction, Assistant secrétaire trilingue (anglais, français et langue locale), Assistant de direction pour les PME & PMI, Gestion des entreprises et des administrations
- Avoir une expérience réussie de 3 ans au Poste d’Assistante de Direction ou à un poste
- Langues : Anglais, Français
Compétences techniques :
- Maîtrise des techniques de communication orale et écrite
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, réseau social d'entreprise,...)
- Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale
- Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion avec plusieurs directeurs
- Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence
Qualités personnelles :
- Très bon sens relationnel
- Capacité d’anticipation
- Réactivité et force de proposition
- Sens du service public
- Accueillante
- Capacité d’organisation, polyvalence
CONDITION D’ELIGIBILITE ET PIECES A FOURNIR
Postulez en envoyant par mail, une lettre de motivation et un curriculum vitae détaillé à l’adresse : admin@axe-capitalhumain.com au plus tard le 15 novembre 2024 à 17 h GMT
Veuillez indiquer en objet : « Candidature au poste d’Assistante de Direction Tmoney»