Détails de l'opportunité
SECRÉTAIRE DE DIRECTION
ORGANISME RECRUTEUR
Cabinet GECA-PROSPECTIVE
Spécialisé en Organisation et en Gestion des Ressources Humaines
Recrutement pour le compte de :
🇳🇱 Ambassade du Royaume des Pays-Bas près le Bénin
INFORMATIONS GÉNÉRALES
- Intitulé du poste : Secrétaire de Direction
- Nombre de postes : 01
- Employeur : Ambassade du Royaume des Pays-Bas
- Lieu de travail : Bénin
DESCRIPTION DU POSTE
Le/la Secrétaire de Direction joue un rôle clé dans la gestion des agendas, l'organisation des réunions internes et externes ainsi que des événements. Il/elle est responsable de la bonne gestion de la correspondance de l'Ambassade et les courriers entrants et sortants (boîtes de lettres, e-mail).
Il/elle maintient un bon réseau de contacts, adresse des courriers activement à des parties externes, et évalue de manière réaliste l'urgence et l'importance des questions. Il/elle apporte un soutien direct, oriente les personnes concernées vers les bonnes informations ou les met en contact avec le bon expert. Il/elle surveille l'avancement du traitement et sert de rappel si nécessaire. Il/elle traite les informations personnelles et confidentielles avec soin.
Il/elle crée des dossiers accessibles, recueille des données, coordonne des flux d'informations complexes et vérifie l'exactitude, l'utilité, l'actualité et l'exhaustivité des informations. Il/elle connaît les systèmes de traitement des données et veille à ce que les dossiers soient en ordre.
RESPONSABILITÉS ET TÂCHES
Gestion administrative et secrétariat
- Assurer la gestion des agendas et la planification des rendez-vous, y compris la coordination du programme du chef de mission et de son adjoint
- Être le premier point de contact téléphonique pour le chef de mission et son adjoint
- Traiter le courrier entrant (copies papier, e-mails, WhatsApp), y compris la distribution aux autres membres du personnel pour suivi
- Coordonner la correspondance sortante pour le chef de mission et son adjoint, incluant la révision, correction et rédaction indépendante de lettres et de « notes verbales »
- Préparer les agendas et rédiger les procès-verbaux
- Assurer la maintenance et la mise à jour de la base de données de l'ambassade dans Microsoft Outlook
Organisation d'événements et représentation
- Organiser les activités de représentation (déjeuners, dîners, réceptions, événements) pour le chef de mission et son adjoint
- Organiser l'événement annuel de la fête du Roi, en étroite collaboration avec le personnel de la résidence
- Traiter les aspects financiers des activités de représentation (VAR), des visites sur le terrain, etc. du chef de mission
Support logistique et coordination
- Coordonner le planning du chauffeur du chef de mission
- Apporter un soutien administratif et logistique aux visites sur le terrain du chef de mission et de son adjoint
- Assurer le soutien administratif et la logistique aux missions entrantes
- Tenir l'inventaire du matériel promotionnel et des cadeaux
- Assurer l'archivage numérique des documents
Responsabilités complémentaires
- Remplacer à son absence le Responsable des affaires générales
- Participer activement à l'équipe One Team, ce qui implique une certaine flexibilité lorsque l'aide est nécessaire au-delà des tâches mentionnées ci-dessus
PROFIL RECHERCHÉ
Formation et expérience
- Diplôme requis : BAC+3 en Secrétariat ou Administration
- Expérience : Au moins 8 ans dans un rôle similaire
- Bonne compétence en organisation, coordination et planification
- Connaissance des procédures du secrétariat/administration et d'assistance à la gestion
Compétences techniques
- Systèmes informatiques : MS Outlook, Word, Excel, PowerPoint et SharePoint
- Plateformes de communication : MS Teams, WhatsApp, Zoom et Signal
- Connaissance des systèmes informatisés de traitement de texte
- Compétences en création et tenue de dossiers, production de rapports
Connaissances spécialisées
- Connaissance des accords de travail de l'organisation en matière de Secrétariat/administration
- Connaissance générale de la nature du travail de l'Ambassade
- Compréhension des dispositions organisationnelles et fonctionnelles au sein de l'Ambassade et du ministère à la Haye
- Connaissance des techniques de documentation et d'archivage
Compétences comportementales
- Aptitude à recevoir et à s'adresser correctement aux tiers et aux employés
- Capacité à collecter et comprendre des données et produire des informations de gestion
- Compétence en gestion administrative et coordination des flux d'informations
- Capacité à faire le lien entre la direction et les tiers
- Compréhension des intérêts et sensibilités officiels et politiques
Compétences linguistiques
- Obligatoire : Bonne maîtrise du français et de l'anglais
- Atout : Maîtrise du néerlandais
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
L'équipe de l'ambassade se compose de 21 membres du personnel, dont 7 expatriés, répartis en trois sections :
- Division des politiques et coopération
- Unité de contrôle financier
- Division des affaires générales et consulaires
L'ambassade applique une approche « One Team » fondée sur la confiance, la transparence et la coopération. Chaque membre de l'équipe est valorisé pour sa prise d'initiative, sa flexibilité et son engagement envers un travail d'équipe efficace et de qualité.
DOSSIER DE CANDIDATURE
Composition du dossier
- Lettre de motivation signée du candidat, adressée à l'Ambassadeur
- Curriculum Vitae complet, détaillant au mieux l'expérience du candidat pour le poste
- Preuves des expériences acquises mentionnées sur le CV (copies des attestations et certificats de travail)
- Copie du ou des diplôme(s) requis, certificats et attestations de formation
- Copie d'une pièce d'identité en cours de validité
Modalités de dépôt
Adresse e-mail : recrutement@gecaprospective.com
Objet du mail : « candidature au poste de Secrétaire de Direction »
Format : Fichiers en format PDF uniquement
Date limite: Lundi 28 juillet 2025 à 23h59 du Bénin (GMT+1)
REMARQUE IMPORTANTE
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés aux adresses e-mail et numéros téléphoniques mentionnés dans leur CV pour la suite du processus.