OFFRE D'EMPLOI – ADJOINTE DE DIRECTION

PNUD Togo – Lomé

Informations générales

Contexte organisationnel

Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est l'organisation de référence en matière de connaissances pour le développement durable au sein du système de développement des Nations Unies et sert d'intégrateur pour l'action collective visant à réaliser les Objectifs de développement durable (ODD).

La diversité, l'équité et l'inclusion sont des principes fondamentaux du PNUD. Le PNUD ne tolère pas l'exploitation et les abus sexuels, ni aucun type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, ni la discrimination.

Le Bureau pays du PNUD envisage de poursuivre le Programme de développement (CPD) 2024 – 2026 en partenariat avec le Gouvernement du Togo.

Objectif du poste

Sous la direction et la supervision directe du Représentant Résident (RR) et en collaboration avec le Représentant Résident Adjoint (RRA) , l'Assistante Exécutive assure un fonctionnement efficace et efficient du bureau du management dans un esprit de confidentialité totale dans tous les aspects des missions, le maintien des procédures protocolaires, la gestion du flux d'informations et le suivi des délais et des engagements pris.

Fonctions clés et responsabilités

1. Fonctionnement efficace et efficient du bureau de la Représentation

• Organiser les rendez-vous et mettre à jour le calendrier de travail

• Accueillir les visiteurs et fournir les renseignements demandés avec tact et discrétion

• Assurer la saisie des correspondances, documents, comptes rendus et rapports (dont certains sont de caractère confidentiel)

• Organiser les formalités de voyage du management

• Favoriser la réalisation et le suivi de l'organisation de missions nationales et internationales

2. Soutien efficace en matière de communication

• Coordonner le transfert des informations et assurer le suivi des circulaires

• Faire le suivi des délais, des engagements et des actions prises

• Assurer la circulation des rapports collectés et soumis au Représentant Résident

3. Facilitation du développement et de la gestion des connaissances

• Participer au réseau d'échanges des connaissances et bonnes pratiques

• Développer la pratique de l'ERP Corporate Quantum pour les besoins du poste

Qualifications requises

Formation

• Diplôme de fin d'études secondaires (obligatoire)

• Diplôme universitaire (Licence) en administration, gestion, administration des affaires, administration publique ou équivalent (sera dûment pris en considération mais pas un requis)

• Une formation en secrétariat ou équivalent serait un atout

Expérience, connaissances et compétences

• Avec diplôme d'études secondaires : Au moins cinq (05) années d'expériences professionnelles

• Avec diplôme de Licence : Au moins deux (02) ans d'expériences professionnelles

• Expérience au niveau national ou international dans le domaine de l'assistance administrative de haut niveau et des programmes

• Expérience de gestion des contacts internes et externes, notamment avec des personnalités de haut rang, des diplomates, des Chefs d'agences, le Secrétariat des Nations Unies et le Siège (souhaitable)

• Maîtrise des logiciels bureautiques (MS Word, Excel, PowerPoint) et dans l'utilisation de systèmes de gestion basés sur le web tels que l'ERP

Langues

• Maîtrise parfaite du français requise

• Bonne connaissance pratique de l'anglais souhaitable

Compétences attendues

Compétences clés

• Atteindre des résultats : Planifier et superviser son propre travail, être attentif aux détails, fournir un travail de qualité dans les délais impartis

• Faire preuve d'innovation : Ouvert aux idées créatives, résoudre les problèmes de manière pragmatique

• Apprendre en permanence : Ouvert d'esprit et curieux, partager ses connaissances

• S'adapter avec agilité : S'adapter au changement, gérer de manière constructive l'ambiguïté

• Agir avec détermination : Faire preuve de dynamisme et de motivation

• S'impliquer et collaborer : Faire preuve de compassion et de compréhension envers les autres

• Favoriser la diversité et l'inclusion : Apprécier et respecter les différences

Compétences transversales et techniques

• Gestion des documents et des dossiers : Gestion globale des documents (papier ou électroniques) ; politique d'enregistrement et de conservation

• Gestion des événements : Capacité à gérer des événements (séminaires, formations, réunions)

• Communication : Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté

• Satisfaction client / Gestion de la clientèle : Capacité à réagir de manière opportune et appropriée

• Production de connaissances : Capacité à effectuer des recherches et à transformer les informations en connaissances utiles

Processus de candidature

Niveaux de candidature

Ce poste est ouvert aux candidats de Niveaux 0, 1 et 2.

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