Détails de l'opportunité
Poste : Assistante Administrative
POSTULER : https://fa-emqf-saasfaprod1.fa.ocs.oraclecloud.com/hcmUI/CandidateExperience/en/sites/CX_1004/job/1519/?ref=ecobank&ref_page=aHR0cHM6Ly9lY29iYW5rLmNvbS9ncm91cC9hYm91dC11cy9jYXJlZXJz
Élément | Détail |
|---|---|
Supérieure Hiérarchique | Directeur Général |
Lieu d'exercice | Cotonou, Bénin |
Mission
La titulaire du poste a pour rôle d'assurer l'assistance administrative et logistique nécessaire au bon fonctionnement de la Direction Générale. Elle est également en charge de la gestion des opérations classiques du secrétariat.
Principales responsabilités
Accueil et communication
Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de l'institution ;
Assurer une bonne communication avec les clients internes et externes ;
Gérer efficacement les appels et assurer leur filtrage.
Gestion administrative et documentaire
Concevoir et rédiger les correspondances administratives ;
Assurer la gestion des courriers et divers documents, les traiter, les scanner ou les reproduire, et les diffuser ;
Assurer le classement et l'archivage de documents (papier ou numérique) ;
Recueillir et compiler les informations des services au besoin ;
Veiller à la confidentialité des informations.
Assistance à la Direction Générale
Faire le suivi des courriers, documents et informations affectés par le Directeur Général ;
Faire le suivi des actions spécifiques confiées par le Directeur Général ;
Gérer l'agenda et le planning du Directeur Général dans le cadre de sa participation aux diverses réunions et visites clientèle ;
Assurer la programmation des réunions et visites dans Outlook ;
Organiser efficacement les déplacements et anticiper les besoins en prenant en charge toute l'organisation matérielle (réservations, achat des billets de transport, préparation de documents, logistique…) ;
Assurer l'organisation des réunions de la Direction Générale ;
Assurer la préparation des pauses-café du Conseil d'Administration ;
Assurer la gestion des salles de réunions de la Direction Générale.
Profil requis
Niveau d'Études & Expériences
Formation : Minimum BAC+3 en Secrétariat ou autres diplômes connexes ;
Expérience : Au moins 3 années au poste d'Assistante de Direction et autres expériences similaires.
Compétences
Avoir une connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;
Avoir des qualités rédactionnelles ;
Avoir une réelle qualité organisationnelle (gestion du temps, des projets, …) ;
Savoir garder le secret professionnel ;
Avoir le souci de la satisfaction du client ;
Faire preuve de discrétion et de courtoisie ;
Avoir une bonne expression orale ;
Savoir prendre des initiatives ;
Avoir l'ouverture d'esprit ;
Une bonne maîtrise du français et de l'anglais, des outils bureautiques et des techniques de communication ;
Aptitude à travailler en équipe ;
Avoir une bonne présentation.