ONG OAPEC recrute pour plusieurs postes (10)

AVIS DE RECRUTEMENT DE L’ONG
OAPEC
Dans le but d’élargir son personnel suite à son internationalisation, l’ONG Organisation Africaine Pour l’Education et la Culture en abrégée ‘ OAPEC’ lance cet avis de recrutement.

02 ASSISTANT(E)S DE DIRECTION

Rattaché(e) à la direction exécutive de l’ONG « OAPEC » et plusieurs autres responsables l’assistant(e) de direction intervient sur l’ensemble des affaires courantes liées au travail de son responsable. Il/elle seconde le dirigeant au sens large pour faciliter la mise en œuvre de sa mission, prendre en charge les tâches organisationnelles, trouver les informations et les transmettre, résoudre les questions pratiques ou secondaires pour faciliter l’exercice de la responsabilité du dirigeant. Sa mission peut l’amener à seconder plusieurs responsables, voire coordonner une équipe et servir d’interface avec différents services : ressources humaines, juridique, financier, communication.

Tâches

• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers ;
• Gérer l’ordre du jour, le planning, le courrier et l’agenda de son supérieur ;
• organiser les réunions, prendre des rendez-vous, préparer les rencontres ;
• Contrôler et fournir les documents nécessaires à la mission du dirigeant.

Compétences et qualités requises

• Maîtrise du Pack Office et bon niveau d’anglais
• Sens de l’organisation, rigueur
• Capacités relationnelles développées
• Aptitudes au travail en équipe
• Excellente expression orale et bonnes capacités rédactionnelles ;
• Discrétion, sens de la confidentialité ;
• Bon relationnel, bonne présentation ;
• Maitrise des outils de bureautiques ( word, excel, powerpoint etc..) ;
• Bonne capacité de résistance au stress.

Niveau Requis

• BTS Assistant Manager ou le DUT, licence en Gestion des entreprises et des administrations avec au moins 02 ans d’expériences à un poste similaire. La connaissance de l’anglais est obligatoire.

O1 COMPTABLE

Tâches

• Enregistrement des opérations comptables ;
• Etablissement des factures ;
• Traitement des opérations bancaires ;
• Etablissement des déclarations et autres ;
• Etablissement des comptes annuels (bilan, compte de résultats…).

Compétences et qualités requises

• Fiabilité
• Autonomie
• Curiosité
• Esprit analytique
• Capacité de travailler avec des programmes comptables
• Objectivité

Niveau requis

• BAC G2 + 2ans en audit – contrôle, comptabilité – finance avec au moins 2 ans d’expériences en cabinet comptable, dans une ONG, association ou une entreprise.

01 CHARGE DE RESSOURCES HUMAINES

Le service RH a pour mission d’être un médiateur avisé entre le personnel et la direction générale. Il s’assure de la cohérence entre la stratégie d’entreprise et les compétences en place. Cette mission première se décline en missions secondaires contribuant à :

• Accroître la motivation des salariés,
• Valoriser leurs compétences,
• Faciliter l’accès à l’information au sein de l’entreprise,
• Faciliter la prise de poste des nouveaux salariés et contribuer à l’évolution interne des salariés plus anciens,
• Répertorier les compétences,
• et Favoriser l’appropriation des nouvelles compétences nécessaires à l’entreprise/

Tâches

• Collecter et intégrer les éléments variables de paie
• Procéder aux différents calculs du bulletin de salaire du personnel ;
• Établir et contrôler les paies spécifiques ;
• Appliquer les particularités liées aux conventions collectives ;
• Calculer les charges sociales et établir les déclarations sociales (mensuelles, trimestrielles et annuelles)
• Tenir à jour les dossiers du personnel et remplir les obligations légales et gérer les contrats de travail (établissement, suivi, suspension, rupture) ;
• Gérer administrativement le départ à la retraite du salarié ;
• Mettre en œuvre une démarche de gestion prévisionnelle des emplois et compétences (GPEC) ;
• Recruter et intégrer le personnel et produire annuellement un plan de formation correspondant à la fois aux besoins de l’entreprise et aux souhaits d’évolution des collaborateurs ;
• Proposer des bilans de compétences ;
• Recevoir tout salarié demandant des explications sur sa situation ;
• Arbitrer les litiges et recevoir les salariés posant problème ;
• Informer les collaborateurs de tout changement les concernant
• Assurer l’hygiène et la sécurité au travail et dans les trajets
• Prévenir les risques psychosociaux et des maladies professionnelles

Compétences et qualités requises

• Fiabilité
• Autonomie
• Curiosité
• Esprit analytique
• Capacité de faire recours à des solutions logicielles
• Objectivité

Niveau requis

• La GRH nécessite la mobilisation de connaissances et expertises variées : licence en gestion, économie, droit, sociologie, psychologie... avec au moins 1 an expérience en cabinet ou entreprise.

01 DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER

Responsable du respect des systèmes et procédures administratifs, comptables et financiers, le Directeur Administratif et Financier s’assure de la conformité des procédures engagées avec le manuel de procédures administratives, financières et comptables de l’école et bien d'autres activités du promoteur et les règlements et lois en vigueur dans le pays ainsi que les règlements des bailleurs. Il devra promouvoir une utilisation rationnelle des ressources de financier à mettre à sa disposition par le promoteur.

Tâches

• Développer et gérer de manière efficace les ressources financières de l’ONG et de d'autres activités du promoteur ;
• Assurer le développement, le maintien et le suivi de systèmes et procédures comptables, administratives et financières ;
• Assurer le contrôle de gestion adéquat pour l’ensemble des programmes et opérations de l’ONG ;
• S’assurer de la conformité des systèmes et procédures de l’ecole avec les lois et règlements et fiscalité en vigueur dans le pays, les normes internationales reconnues et les règlements et normes imposés par les bailleurs;
• Etablir et suivre les budgets de l’école et des autres activités basés sur les plans stratégiques et programmatiques approuvés par le Conseil d’Administration ;
• Assurer une information financière périodique et régulière pour les responsables clés permettant le contrôle de gestion,
• Conseiller le Directeur Exécutif sur les conséquences financières et comptables des décisions et plans stratégiques et programmatiques. ;
• S’assurer de la préparation dans les délais de toute information financière (liasse financière annuelle, rapports...) aux bailleurs ou aux autorités concernées ;
• Assurer la revue et l’autorisation de tout état de contrôle financier et comptable, notamment les rapprochements bancaires, les états de caisse ;
• Fournir un appui technique continu, renforcer les capacités administratives, comptables et financières des différentes représentations tout en s’assurant du suivi et du contrôle des subventions accordées à ces bénéficiaires ;
• S’assurer de l’existence à tout moment d’un système de suivi et de contrôle des fonds versés aux bénéficiaires dans le cadre de subventions ;
• Assurer la coordination entre l’équipe financière et l’équipe programmatique dans le suivi des subventions aux bénéficiaires ;
• Participer pleinement à la rédaction et la défense des projets de l’école et autres ;
• Développer des stratégies de mobilisation de ressources financières propres aux activité, établir et maintenir les réseaux des donateurs ;
• Appliquer les procédures administratives et savoir faire preuve d’un bon esprit d’analyse dans leur mise en œuvre ;
• Veiller à l’application et au respect du règlement interne ;
• Veiller au bon fonctionnement quotidien du bureau à travers une gestion administrative efficace et professionnelle et contribuer à la création de conditions pour une bonne ambiance de travail ;
• Assurer en coordination avec le Directeur Exécutif la préparation et la soumission des demandes d’exonération du matériel soumis à ce régime, des demandes en admission temporaire des véhicules ;
• Assurer le suivi administratif des contrats des prestataires de service, établis en coordination avec le Directeur Exécutif (les contrats de bail pour le bureau, les contrats d’assurance et autres types d’accord avec des tiers...) ;
• Assurer la coordination des différents déplacements du personnel
• Organiser la gestion de la logistique (véhicules et motos de service)
• Assurer les approvisionnements en fournitures de bureau et en équipements.
• Tenir à jour le registre d’enregistrement des biens mobiliers et immobiliers ;
• Faire l’inventaire périodique et annuel des immobilisations
• Superviser la gestion des stocks de fournitures de bureau
• Assister le secrétariat dans la mise en place de la clé de classement et l’archivage des dossiers ;
• Assurer le suivi administratif des contrats des consultants recrutés.

Compétences et qualités requises pour le poste du DAF.

• Connaissances approfondies en finance, en fiscalité et en gestion, maîtrise des problématiques juridiques liées au monde de l'entreprise (droit des affaires, droit social) ;
• Maîtrise de l'anglais courant et des termes techniques liés au monde des affaires ;
• Etres capable de communiquer efficacement avec les équipes et les différents services ;
• Avoir un esprit rigoureux, organisé et savoir aborder les sujets dans une grande transversalité, pour des prises de décision rapides, afin de résoudre des problèmes variés.

Niveau requis

• Bac+5 au minimum, dans une filière d'économie, de gestion, comptabilité, ou au sein d'une université ou idéalement par le biais d'une grande école avec aux moins deux ans d’expériences en cabinet comptable, la connaissance de l’anglais est nécessaire.

01 CAISSIER(E)S

Les caissier(e)s portent l’image de la structure

Tâches

• Assurer la caisse dans son ensemble ;
• Sur ordonnance du DAF et du comptable, ils effectuent les paiements des créances sur ordres de leurs chefs hiérarchiques.

Compétences et qualités requises

• Entretenir une tenue et une apparence soignée ;
• Etre Sérieuse, diplomate et faire preuve de vigilance ;
• Avoir les capacités de concentration et d'endurance considérables ;
• Faire preuve de politesse, d’enthousiasme, à toutes épreuves
• Etre souriante et agréable et faire preuve de courtoisie

Niveau requis

• BAC ou BTS avec au moins 1 an d’expérience dans une entreprise ou association, ONG.

02 CHARGES DE COMMUNICATION

Le ou la chargé(e) de communication développe et met en œuvre la stratégie de communication interne ou externe de l'entreprise afin d’améliorer l'image de marque de l'entreprise par rapport à ses bailleurs et autres.

Tâches

• Développer une stratégie de communication en collaboration avec la direction ;
• Fixer les objectifs et suivre les résultats des différentes actions ou campagnes ;
• Analyser les résultats des actions de communication et leur impact social ;
• Assurer une veille importante sur le milieu scolaire, la presse et la publicité
• Choisir ses partenaires et leur transmettre les cahiers des charges pour élaborer les messages dans le cadre du budget imparti ;
• Choisir les messages et leurs supports les plus pertinents, les tester, en assurant la cohérence entre message, image de l'ONG, et stratégie ;
• Réaliser ou faire réaliser les supports et les actualiser : écrits, photos, fiches produits, catalogues, films, dossiers presse, campagne publicitaire, etc.
• Faire diffuser les messages : acheter les espaces publicitaires, alimenter les représentations en supports,
• Organiser les conférences de presse, etc.
• Analyser la notoriété, les remontée, l'évolution des représentations ainsi que la cohérence entre les messages, les logos et les supports de communication ;
• Proposer des actions évènementielles, comme du sponsoring, et mettre l'accent sur une communication institutionnelle dynamique
• Développer le site web et l'animer pour améliorer la notoriété, le dynamisme des représentations et faciliter les relations ;
• Préparer et participer aux manifestations, salons et expositions
• Participer à d'autres aspects de la communication dans le domaine technique et social avec les services concernés

Compétences et qualités requises

• Etre disponible, perpétuellement à l'écoute et très curieux (se)
• Etre autonome, prendre des initiatives
• Recueillir et diffuser les informations pertinentes
• Etre organisé(e) de manière rigoureuse
• Maîtriser les outils statistiques et aimer les chiffres
• Maîtriser les principaux outils bureautiques et de communication
• Maîtriser une langue étrangère, l'anglais en général.

Niveau requis

• BTS ou licence en communication avec au moins 1 an d’expérience dans des activités similaires en entreprise

01 CHARGES A L’INFORMATIQUE

Tâches

• Gérer le parc informatique et ses évolutions,
• Surveille et administre les réseaux ;
• Définir les besoins informatiques afin de préconiser des solutions adaptées à la structure (utilisateurs, projets de développement…).
• S’occupe de la mise en œuvre et du suivi des projets.
• Définir et gérer les ressources humaines et financières correspondantes.

Compétences et qualités requises

• Etre très polyvalent ;
• Posséder un grand sens de l'organisation.

Niveau requis

• Bac + 2 (type BTS ou DUT) en informatique avec au moins 1 an d’expérience dans des activités similaires en entreprise.

01 JURISTE

Le/la juriste est une personne de loi, son rôle est essentiel dans la mesure où il / elle est garant(e) de la conformité de l’activité au regard de la loi (respect des normes, législation du travail, du commerce, par exemple). Il /elle défend et protège les intérêts de l’entreprise au niveau commercial, financier, social et technique et, pour ce faire, travaille étroitement en interne avec la direction, le service financier, les ressources humaines etc … et, en externe, avec des experts, des organismes professionnels et des avocats
Le/la juriste participe également au développement de l’entreprise en étudiant les montages juridiques les plus favorables, en évaluant les risques et en réglant les litiges le cas échéant.

Tâches

• Analyser les risques et les protections juridiques liés à la vie de l’ONG,
• Veiller aux évolutions de la législation en matière de droit commercial, droit du travail, droit des contrats…, se tenir informé de l'actualité juridique et des nouvelles lois et transmettre ces informations aux personnes concernées.
• analyser la jurisprudence,
• participer à la rédaction des contrats de vente, d’achat, de travail,
• régler les litiges.
• Protéger les intérêts de l’ONG en veillant aux respects des règles qui lui sont imposées afin de lui éviter de se placer en infraction et ainsi lui épargner des procès.
• Faire réaliser des économies à l’ONG :ses connaissances en matière fiscale permettront de réaliser des économies, notamment en payant moins d'impôts.

Compétences et qualités requises

• maîtriser le droit de l’entreprise (contrats, fiscalité, protection de la propriété industrielle…),
• connaître parfaitement le domaine juridique relatif au secteur d’activité de son entreprise (droit bancaire, droit immobilier, droit social…), et le droit international s’il exerce dans le domaine de l’import/export,
• maîtriser l’anglais et, le plus souvent, une deuxième langue,
• utiliser l’informatique et les bases de données juridiques.
• Etre Rigoureux, doté d’un bon relationnel et d’une grande capacité d’adaptation,
• Avoir un bon esprit d’analyse et de synthèse,
• Faire preuve de diplomatie, de pédagogie et d’objectivité.
• Avoir une connaissance solide de la jurisprudence, des textes législatifs et de la réglementation en vigueur au Togo et, dans l’espace OAHADA.

Niveau requis

• Licence, master 1 et master 2 en droit privé avec une spécialisation avec au moins 2 ans d’expériences dans un cabinet juridique ou fiscale.

CONDITIONS GENERALES POUR TOUS LES POSTES

1. Etre âgé (e) de 25 ans à 40 ans au plus,
2. Avoir une nationalité Togolaise,
3. CDD de deux (02) ans renouvelable avec une période d’essai de trois (3) mois ;
4. Le contrat est renouvelable par tacite reconduction.

Prise de fonction 1er Octobre 2020.

COMPOSITION DU DOSSIER

1. Une lettre de motivation à adresser au Président du Conseil d’Administration de l’Organisation Africaine Pour l’Education et la Culture (OAPEC) 01BP :1024 Lomé, Tel :(+228) 22 25 25 56/ 92 05 08 92 ; E-mail : contact@ong-oapec.com
2. Un CV détaillé ;
3. Une photocopie de la nationalité et de la naissance,
4. Une photocopie des diplômes ou attestations obtenus ;
5. Les attestations de travail ou attestations de stages prouvant votre expérience,
6. Le casier judiciaire sera demandé ultérieurement pour les candidats présélectionnés.

Les dossiers sont envoyés par mail à l’adresse : contact@ong-oapec.com ou intoapec2001@gmail.com

Date de limite de dépôt des dossiers : 25 Août 2020 à 17 h00 min.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour la suite de la procédure de recrutement.

NB : Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Bonne Chance à tous!!