UN (E) SECRETAIRE ADMINISTRATIF POUR LE PROJET WACA ResIP
AVIS A MANIFESTATION D’INTERET
(SERVICES DE CONSULTANTS)
AMI N° 006/2020/MEDDPN/PRMP/WACA ResIP
du 23/07/2020
Pays : TOGO
REPUBLIQUE TOGOLAISE Travail – Liberté –
Patrie
PROJET D’INVESTISSEMENT DE RESILIENCE
DES ZONES COTIERES EN AFRIQUE DE L’OUEST (WACA ResIP)
RECRUTEMENT
D’UN (E) SECRETAIRE ADMINISTRATIF POUR LE PROJET WACA ResIP
Financement : Banque mondiale
N° de Don : IDA-D-2860
N° de référence :
1.
Le Gouvernement de la
République Togolaise représenté par le ministère de
l’Environnement et des Ressources forestières a reçu de
l’Association Internationale de Développement (IDA), un Don pour la mise en
œuvre du Projet d’investissement de résilience des zones côtières en
Afrique de l’ouest (WACA ResIP), et a l’intention d’utiliser une partie du
montant de ce fonds pour le recrutement de personnel du projet à savoir un (e)
secrétaire administratif du projet.
2.
Les services du consultant (« Services ») sont :
Traitement de textes
– assure le traitement des
textes (lettres, rapports, documents administra- tifs…) rédigés par le
Coordonnateur et les Cadres, au moyen d’un logiciel approprié et les soumet au
coordonnateur pour visa et/ou signature ;
– supervise l’utilisation du
photocopieur.
Gestion du courrier
– réceptionne le
courrier destiné au Projet (ou « courrier-arrivée
») et
l’enregistre dans le registre prévu à cet
effet ;
– prépare la circulation du
courrier en attachant un bordereau de trans- mission et distribue le courrier
reçu dans les parapheurs ;
– collecte le courrier du
Projet destiné aux tiers (ou « courrier-départ
»), l’enregistre dans le registre prévu à cet effet ;
– enregistre le « courrier-départ » dans le registre de transmission puis le remet au commis
pour distribution ;
– assure l’enregistrement
et la ventilation du courrier et des documents en provenance ou à
destination des autres services ;
– contrôle et s’assure
de la diffusion correcte des notes de service, circulaires,
directives administratives et, en général, de tout document à diffusion
générale ;
– s’assure de la
distribution régulière du courrier destiné à
l’extérieur par le coursier (ou le service privé de courrier) ;
– utilise un logiciel
approprié pour expédier et recevoir le courrier électronique et pour le
distribuer, le classer et l’archiver.
Classement des documents
– procède au classement des
documents selon le mode approprié (alphabétique, numérique, chronologique,
thématique) afin de permettre une recherche rapide.
Gestion
des rendez-vous et visites
– prend ou donne les
rendez-vous aux visiteurs ;
– accueille les visiteurs et
les introduit auprès du Coordonnateur ;
– rappelle en temps opportun
au Coordonnateur les réunions et obligations prévues ;
– coordonne l’ensemble des
contacts extérieurs du Coordonnateur.
Missions, voyages
– prépare les missions du
Coordonnateur du Projet ;
– prépare les ordres de
mission du staff du Projet;
– assurer la
compilation de tous les rapports de mission et d’ateliers
ainsi que de leur archivage.
Réception
– est chargé(e) de l’accueil
des personnes étrangères au Projet ;
– accueille des visiteurs :
après renseignements pris sur l’objet de leur visite ;
– informe le destinataire de
l’arrivée de son visiteur (lorsqu’il est attendu).
3.
Le contrat sera exécuté
par le candidat retenu pour une durée de un (1) an renouvelable.
Les performances du secrétaire seront évaluées annuellement par le
coordonnateur et serviront de base au renouvellement du contrat.
4.
Le détail des Termes de
Référence (TDRs) pour les prestations peut être obtenu à l’adresse suivante :
E-mail : wacaresiptogo@gmail.com
5.
Le ministère de
l’Environnement, du Développement durable et de la Protection de la
Nature à travers la personne responsable des marchés publics invite les
personnes répondant au profil défini et ayant une expérience
relative au poste à manifester leur intérêt pour ledit poste. Les candidats
intéressés doivent fournir les informations démontrant qu’ils possèdent les
qualifications requises et une expérience pertinente pour l’exécution des
Services.
Les informations fournies doivent être
précises et vérifiables (preuve à l’appui : copies certifiées conformes
des diplômes ou attestations, certificat ou attestation de bonne fin d’exécution,
etc.).
6.
Les critères
pour l’établissement de la liste
restreinte sont : Expériences professionnelles et
autres requises
– avoir un diplôme de Bac
ou équivalent au moins ;
– avoir au moins 15 ans
d’expérience générale ;
– avoir au moins 10 ans
d’expérience de secrétaire de projet ;
– avoir une bonne maîtrise de
l’outil informatique (Word, Excel, PowerPoint, Internet, etc.) ;
– être efficace, rigoureux
(se), méthodique, avoir le sens de l’organisation et savoir gérer les
priorités, en prenant au besoin des initiatives ;
– être libre de tous conflits
d’intérêts et être engagé à protéger l’intégrité du projet ;
– une expérience dans la
gestion d’un programme ou projet de développement financé par la Banque
Mondiale est un atout.
N.B. : Les Candidats devront joindre
les pièces justificatives de leurs di- plômes et
expériences
professionnelles
(les
références
sont
obligatoires).
7.
07. Il est porté à l’attention
des Candidats les dispositions de la Section III, des paragraphes 14, 3.16 et
3.17 du Règlement de Passation des Marchés pour les Emprunteurs sollicitant le
Financement de Projets d’Investissement (FPI) de la Banque mondiale de Juillet
2016 révisé en Novembre 2017 (‘’Règlement de Passation des Marchés’’),
décrivant les politiques de la Banque mondiale en matière de conflit d’intérêt.
N.B. : Les candidats (es) ayant le
statut de fonctionnaire devront satisfaire aux exigences de la clause 3. 14 des
Directives susvisées.
8.
Le présent recrutement effectué
par appel à candidatures pour ce poste comporte deux (2) phases :
-une phase de présélection des
candidats (es) par l’établissement d’une liste restreinte des candidats (es)
les plus qualifiés pour le poste au regard de l’analyse de leurs CV ;
-une phase d’interview des
candidats (es) présélectionnés (es) sur la liste restreinte approuvée par
la Banque mondiale. Le ou la candidat (e) retenu (e) à l’issue de la phase
d’interview sera invité (e) à une séance de négociation de son contrat de
travail.
09. Les Candidats intéressés peuvent
obtenir des informations supplé- mentaires à l’adresse ci-dessous et aux heures
suivantes : de lundi à vendredi de 8 h
00 à 12 h 00 et de 14 h 30 à 16 h 00 (heures locales).
10. Chaque dossier de candidatures
comportera : (i) une lettre de motivation adressée à Monsieur le Ministre de
l’environnement, du développement durable et de la protection de la nature ;
(ii) un curriculum vitae détaillé, actualisé et signé (iii) les copies
légalisées des diplômes et attestations obtenus ; (iv) les références
professionnelles (v) un certificat de nationalité Togolaise légalisée ; (v) un
extrait de naissance légalisé et (vi) un casier judiciaire (datant de moins de trois
(03) mois).
11. Les dossiers de candidatures
portant la mention « Manifestation d’intérêt pour le recrutement d’un( e) secrétaire administratif pour le projet
WACA Re– sIP, AMI N°
/2020/MEDDPN/PRMP/WACA ResIP » doivent être déposées à
l’adresse ci-dessous (en personne, par courrier ou par courrier électronique)
au plus tard le 06/08/202 à 9
h
heures locales à l’adresse suivante :
Secrétariat
de la Personne Responsable des Marchés Publics. Téléphone : (+228) 90 86 70 76
Avenue SARAKAWA 41, quartier administratif, non loin de l’Office Togolais des Recettes- Commissariat
des Douanes et Droits Indirects et du PNUD.
E-mail
: prmp@environnement.gouv.tg / wacaresiptogo@gmail.com.
Lomé, le 23 /07/2020
Le Ministre de l’Environnement,
du Développement Durable et de la Protection de la
Nature
Prof. David Wonou OLADOKOUN