AVIS D’APPEL À PRESTATION : Recrutement d’un prestataire pour le dédouanement et la livraison de petits outillages
Réf : TDR N°003/2026/DARP/SSA
Date limite : 05 mars 2026 à 13h (GMT)
Présentation de l’organisation
Sustainable Solutions for Africa (SSA) est une organisation non gouvernementale (ONG) de développement à but non lucratif, enregistrée auprès du Ministère de l’Administration Territoriale, de la Décentralisation et du Développement des Territoires sous le récépissé n°1151/MATDDT-SG-DLPAP-DOCA du 02 décembre 2021 et publiée au Journal Officiel de la République Togolaise le 16 décembre 2021.
SSA a été officiellement reconnue comme ONG de développement conformément à l’Attestation n°1043/PR/MPDC/2024 délivrée le 29 août 2024.
Contexte
Dans le cadre de la mise en œuvre du projet ECOVERSE, SSA a procédé à l’acquisition de matériels, notamment des outillages légers, destinés aux activités techniques et au renforcement des capacités opérationnelles sur le terrain.
L’importation de ces équipements nécessite une gestion rigoureuse des formalités douanières ainsi qu’une coordination logistique efficace afin d’assurer leur mise en consommation et leur disponibilité dans les délais requis.
SSA souhaite ainsi recruter un prestataire disposant d’une expertise avérée en transit et dédouanement au Togo pour assurer une prise en charge complète et conforme aux réglementations en vigueur, depuis les démarches administratives jusqu’à la livraison finale.
Objectifs de la mission
Le prestataire devra :
Assurer une gestion optimisée et transparente des formalités de dédouanement.
Effectuer l’ensemble des démarches administratives jusqu’à l’obtention du Bon à Enlever (BAE).
Organiser et superviser la livraison rapide et sécurisée des équipements.
Minimiser les retards, surcoûts et risques logistiques.
Missions du prestataire
Le prestataire retenu aura pour responsabilités :
Assurer le suivi auprès des services des Douanes et du Port.
Désigner un ou deux points focaux pour assurer la liaison avec SSA.
Coordonner l’inspection des marchandises avant toute opération.
Obtenir les documents nécessaires à la mise en consommation et à l’enlèvement.
Organiser la sortie du conteneur et sa livraison à destination finale.
Gérer avec célérité toute difficulté pouvant retarder le processus.
Fournir des rapports réguliers sur l’évolution des démarches.
Soumettre tous les devis pour validation préalable avant exécution.
Transmettre toutes les factures accompagnées des justificatifs des dépenses engagées.
Garantir une transparence totale et proposer des solutions d’optimisation.
Critères de sélection
Le prestataire devra :
Être légalement constitué et disposer d’un NIF et d’un quitus fiscal en cours de validité.
Justifier d’au moins trois (03) années d’expérience en transit et dédouanement.
Disposer d’une équipe expérimentée en opérations douanières et portuaires.
Présenter un devis détaillé incluant tous les frais (administratifs, honoraires, logistiques, etc.).
Fournir au moins trois (03) références de missions similaires réalisées avec succès.
Soumission des offres
Offre technique
L’offre technique devra comprendre :
Carte d’Opérateur Économique en cours de validité.
Présentation de l’entreprise et expériences antérieures.
Délais d’exécution et de livraison.
Désignation d’un point focal dédié.
Au moins trois (03) références de projets similaires.
Copies des documents légaux (Carte d’Opérateur Économique, quitus fiscal, attestation de régularité fiscale).
Offre financière
L’offre financière devra préciser :
Le montant HT et TTC.
Le détail complet des coûts (honoraires, frais administratifs, frais portuaires, manutention, logistique, exclusions éventuelles).
L’offre devra rester valide pendant au moins trois (03) mois à compter de sa date d’émission.
Lieu de livraison
Le conteneur sera livré à l’adresse suivante : Zogbépimé.
Modalités de soumission
Mode d’envoi : par courriel à : contact@ssa.tg
Objet du mail : Offre de services – Nom de la structure – Matériel de chantier
Date limite : 05 mars 2026 à 13h (GMT)
Tout dossier soumis après ce délai ne sera pas considéré.
Les soumissionnaires peuvent demander des informations complémentaires à l’adresse : contact@ssa.tg.
Conditions de paiement
Paiement selon un échéancier convenu entre SSA et le prestataire retenu.
Sur présentation de factures détaillées accompagnées des justificatifs.
Le projet de levée de déclaration devra être soumis à SSA pour validation avant la levée définitive.
Toute dépense devra faire l’objet d’une validation préalable écrite de SSA avant paiement.