Recrutement d'une Société Prestataire pour l'Appui Logistique à l'Organisation d'Ateliers

Recrutement d'une Société Prestataire pour l'Appui Logistique à l'Organisation d'Ateliers

TDR N° : 006/2025/DARP/SSA
Organisation : SSA
Type de contrat : Prestation de services
Durée : 3 ans renouvelables

CoNTEXTE

SSA souhaite se doter d'une expertise pour un accompagnement logistique à long terme. L'objectif est de conclure un contrat de trois ans renouvelables, afin de garantir un appui constant pour l'organisation de nos différents événements.

Premier événement prévu : Atelier des 22 et 23 août 2025

 OBJECTIF DE LA MISSION

L'objectif principal de cette mission est de fournir un appui logistique complet à l'organisation des ateliers, en assurant la coordination et la gestion efficace de tous les aspects logistiques, contre rémunération via une commission convenue à l'avance.

 TÂCHES ATTENDUES DU PRESTATAIRE

La société sélectionnée sera responsable de :

 Transport et Mobilité

• Réservations et achats de billets (avion, bus, ou autres moyens de transport) pour les participants, consultants et personnel impliqué
• Accueil et transferts (aéroport/hôtel/salle)

 Hébergement

• Réservation et coordination de l'hébergement pour les participants (en tenant compte des critères de proximité, confort et sécurité)

 Restauration

• Organisation du catering (petits déjeuners, pause-café, déjeuners, dîners selon le programme)

Espaces et Équipements

• Réservation et aménagement de la salle de réunion, y compris équipement audiovisuel si nécessaire

 Supports Logistiques

• Impression, préparation et livraison de supports logistiques (badges, bloc-notes, stylos, dossiers, etc.)

 Coordination et Gestion

• Coordination avec les fournisseurs locaux et gestion des imprévus pendant l'atelier
• Suivi budgétaire et reporting logistique (reçus, justificatifs, synthèse des dépenses, état de réalisation)

 DURÉE DE LA MISSION

Durée du contrat : 3 ans

 LIVRABLES ATTENDUS

Avant chaque atelier :

• Un plan logistique détaillé

Pendant la mission :

• Les justificatifs de toutes les dépenses engagées

Après chaque événement :

• Un rapport logistique complet
• Une évaluation finale de satisfaction logistique (facultatif mais apprécié)

 PROFIL DU PRESTATAIRE

Le prestataire devra :

Statut Juridique

• Être une entreprise légalement enregistrée

Expérience Requise

• Avoir une expérience avérée dans la gestion logistique d'événements ou d'ateliers
• Avoir déjà travaillé avec des ONG est un atout

Capacités Organisationnelles

• Disposer d'un personnel dédié, réactif et disponible
• Avoir la capacité de mobiliser rapidement des fournisseurs fiables

 MODALITÉS DE PAIEMENT

• Le paiement s'effectuera sur la base des prestations réalisées et des justificatifs fournis
• Déduction faite des taxes applicables
• Une commission fixe ou un pourcentage sur les coûts engagés pourra être discuté et défini contractuellement

 SOUMISSION DE LA PROPOSITION

Documents à fournir :

1. Lettre de manifestation d'intérêt
2. Brève proposition technique incluant leur compréhension des tâches et leur méthodologie
3. Offre financière
4. Documents administratifs requis (RCCM, CFE, attestations fiscales, etc.)
5. Références pour des prestations similaires

 Modalités de soumission :

• Envoi par mail à : contact@ssa.tg
• Objet du mail : Appui Logistique
• Date limite de réception : 18 juillet 2025 à 16h (heure de Lomé)

 CALENDRIER

 CONTACT

Adresse e-mail : contact@ssa.tg
Objet obligatoire : Appui Logistique

 INFORMATIONS IMPORTANTES

• Les propositions incomplètes ne seront pas considérées
• Seules les entreprises présélectionnées seront contactées
• Le respect des délais est impératif

SSA se réserve le droit d'annuler cette consultation ou de ne donner suite à aucune des propositions reçues.